[비서 2급 필기] 20년 2회차 기출문제 정답·해설 페이지

비서 업무의 본질을 묻는 문항으로, 비서가 주어진 권한 범위 내에서 독립적으로 의사결정을 내려 업무를 처리할 수 있다는 설명이 비서의 자율성과 책임성을 모두 반영하는 가장 적절한 설명입니다.
상사의 직접적인 감독하에 업무 책임을 진다는 설명은 상사의 직접적 감독 하에만 업무를 수행한다고 제한하는데, 실제 비서는 일정 범위 내에서 자율적 판단이 필요합니다.
솔선수범과 판단력으로 상사 본연의 업무를 보좌한다는 설명은 비서의 보좌 역할을 맞게 설명하지만 '의사결정 권한'이라는 핵심 요소가 빠져 있습니다.
보안상 모든 업무를 직접 처리해야 한다는 설명은 상사에게 보고·협의하고 위임·통제하는 비서의 역할을 부정합니다.

비서의 자기개발은 업무와 직접 관련된 지식과 정보를 습득하고 직무 네트워크를 넓히는 방향이 바람직하다. 서류 내용을 파악해 상사의 업무를 이해하는 것, 신문의 인사 동향과 주요 기사를 확인하는 것, 비서 커뮤니티를 통한 교류는 직무 수행에 도움이 된다. 반면 업무 중 틈나는 대로 회계공부를 하는 것은 근무시간에 개인적인 학습을 하는 행위이므로 가장 바람직하지 않다.

전화기록부는 출장 중 수신한 전화 내역을 상사가 확인하고 후속 조치를 관리하기 위한 자료이므로, 주요 발신자와 통화를 마쳤더라도 모든 후속 업무가 끝날 때까지 보관해야 한다. 따라서 통화 직후 전화기록부를 폐기한다는 3번이 가장 부적절하다. 전화기록부에는 날짜·시간, 발신자의 성명·직책·소속, 통화 내용, 전화번호 등을 기록하며, 이를 통해 수신 전화의 우선순위를 파악할 수 있다.

비서의 직장 내 인간관계는 조직 전체의 화합과 신뢰 구축을 기본으로 한다. 직접 접촉이 없는 부서 사람과 마주쳐도 인사할 필요가 없다는 설명은 직접 접촉이 없는 부서 직원과도 인사를 건너뛰어도 된다는 태도로, 비서가 모든 조직 구성원과 기본적인 예의와 친근감을 유지해야 한다는 원칙에 위배되므로 조직 전체와의 관계 맺기를 소홀히 하려는 이 설명이 가장 부적절하다.
동료의 업무가 바쁠 때 자발적으로 협력하는 것은 팀워크를 강화하는 올바른 태도이다.
혼자 처리하기 힘든 일을 신뢰할 수 있는 선배·동료에게 도움을 청하는 것은 적절한 의사소통이다.
후배의 잘한 일은 공개적으로 칭찬하고 실수는 면전이 아닌 곳에서 일깨우는 것은 후배 육성 시 공개 칭찬과 비공개 피드백이라는 효과적인 관리 원칙을 따르고 있다.

메모지는 내용이 다른 사람에게 노출되지 않도록 접어서 전달하는 것이 비서의 올바른 업무 태도이며, 접지 않고 전달하는 것은 기밀 유지 원칙에 어긋나 가장 부적절하다. 회의실 출입 시 소음을 최소화하기 위해 노크 없이 조용히 들어가는 것, 메모 전달 후 상사의 지시를 기다리는 것, 상대방 대기 중 보류 버튼을 눌러두는 것은 모두 적절한 전화응대 매너이다.

선약 손님 A와의 면담이 길어져 다음 약속인 손님 B가 20분 이상 대기하고 있는 상황이므로, 비서는 면담을 방해하지 않으면서도 상사가 상황을 인지하고 적절히 마무리할 수 있도록 메모로 조용히 전달하는 것이 가장 적절하다. 직접 들어가 구두로 알리거나(4번) 손님 B에게 양해를 구하는 것(1번)은 상사의 판단 기회를 배제하거나 손님에게 결정을 떠넘기는 방식이라 적절하지 않고, 문자 메시지(3번)는 면담 중 확인이 어려워 실효성이 낮다. 따라서 메모를 통해 상사에게 알리는 2번이 가장 적절한 응대 방법이다.

수동 회전문에서는 안내자가 먼저 들어가 문을 회전시켜 손님이 안전하고 원활하게 통과하도록 안내하는 것이 적절하다. VIP와 임원이 함께 회의할 때는 일반적으로 상석을 임원에게 배정하며, 차 대접은 방문 목적과 직급 등 의전에 따라 판단하므로 상사의 후배라는 이유만으로 먼저 대접하지 않는다. 또한 기사가 운전하는 차량에서는 상사가 뒷자리의 상석에 앉고 비서는 보조석 또는 반대편 좌석에 앉는 것이 일반적이다.

Reflecting Culture는 의전이 시대와 문화의 변화에 따라 달라질 수 있음을 뜻하므로, 절대적으로 변하지 않는 원칙이라는 설명은 옳지 않다. Respect는 상대방과 상대 문화를 존중·배려하는 것이며, Reciprocity는 상호 배려를 의미하고, Rank는 참석자 간 서열과 지위를 고려하는 원칙이다.

스마트폰 운영체제가 상사와 비서 사이에서 일치해야 한다는 조건은 필수가 아니므로 옳지 않다. 일정 동기화는 컴퓨터 일정관리 프로그램과 스마트폰의 일정 데이터를 연동해 동일하게 관리하는 기능이며, 이를 통해 장소와 시간에 관계없이 일정을 확인·수정할 수 있다. 일정관리 애플리케이션으로는 Awesome Note, MS Outlook, Jorte 등이 있다.

현재 시각 3시 50분에서 회의까지 10분이 남은 상황에서 비서가 우선적으로 챙겨야 할 것은 상사의 회의 참석 확인이다. 상사가 지인과의 대화에 몰입해 회의 시간을 놓칠 수 있기 때문이다.
손님에게 차를 대접하고 상사가 4시 회의 시간에 맞게 나가는지 확인한 후 우체국에 가는 것은 차 대접이라는 예의를 갖춘 후, 상사가 회의 시간에 맞춰 실제로 움직이는지 확인하므로, 상사의 일정 관리와 손님 접대라는 두 책임을 모두 충실히 이행하는 가장 적절한 업무 자세다.
차를 대접하고 바로 우체국으로 가는 것은 상사의 회의 참석을 확인하지 않으므로 직무태만이다.
상사에게 회의 참석을 직접 말씀드리는 것은 지인과의 대화를 방해하며 예의에 벗어난다.
쪽지로 전달하는 것은 상사가 실제로 시간에 맞게 나가는지를 확인하지 않아 불확실하다.

골프장 예약 업무의 중요도를 판단할 때, 실명 확인은 예약 시스템 입력 단계에서 자동으로 처리되거나 예약 후 당일 확인 가능한 절차인 반면, 1번의 우천 취소 규정은 경기 진행 여부를 결정하는 선결 조건이고, 2번의 요금 차이는 예약 비용 산정의 핵심이며, 4번의 상사 선호 시간은 예약 가능 여부를 좌우하는 필수 확인사항입니다. 동반자 실명은 예약 후 명부 기입 단계에서도 수정 가능하므로 예약 전 확인의 시급성과 중요도가 상대적으로 낮습니다.

출장일정표 작성의 목적은 상사가 효율적으로 일정을 관리하고 언제든 확인할 수 있도록 하는 것이다. 스마트기기에 출장일정을 연동하면 상사가 이동 중에도 실시간으로 일정을 확인할 수 있으므로 출장일정 관리의 현대적 표준 방식이며 가장 올바른 설명이다.
우리나라 일시와 현지 일시를 동시에 표기하는 것은 모든 출장에서 필수 요구사항이 아니다.
글자를 작게 해서라도 한 장의 표로 작성하는 것은 가독성을 해치므로 부적절하다.
보안상 숙소·면담자 정보를 기재하지 않는다는 설명은, 실제로는 상사의 출장 수행을 위해 숙소·면담자 정보 같은 구체적 사항이 반드시 필요하므로 오류다.

“죄송합니다만, 사장님께서 급한 사정으로 참석이 힘들다고 말씀 전해달라 하셨습니다.”가 가장 올바른 표현이다. 1번은 ‘축사가 있으시겠습니다’처럼 사물인 축사에 높임을 사용했으므로 ‘축사가 있겠습니다’가 적절하고, 2번은 자녀를 높인 ‘몇 명이신가요’보다 ‘자녀는 몇 명인가요’가 자연스럽다. 4번은 ‘회장님실’보다 ‘회장님 집무실’ 또는 ‘회장님실’의 상황에 따른 표현을 검토해야 하며, 안내 대상이 상급자일 때에는 ‘안내해 드리겠습니다’가 적절하다.

그림은 여러 명의 전문가 연사가 각각 대표 진행자를 통해 자신의 전문 의견을 발표하고, 이후 청중의 질문에 답변하는 형식을 보여준다. 이는 심포지엄(Symposium)의 전형적 구조로, 특정 주제에 대해 다수의 전문가가 각자의 입장에서 공식적 발표를 하고 청중과 질의응답을 진행하는 회의 형태이다. 패널은 전문가들이 상호 토론하는 형식이고, 워크숍은 참가자들이 실습·훈련 중심으로 소그룹 활동을 하는 형식이며, 세미나는 소수 전문가 집단이 특정 주제를 깊이 연구·토의하는 형식이라는 점에서 그림과 차이가 있다.

일본에 한국 도자기를 선물하는 것은 역사적 의미 때문에 금기시된다고 일반화할 수 없으므로 잘못된 설명이다. 중국에서는 시계가 장례를 치른다는 뜻의 쑹중(送終)과, 신발이 사악하다는 뜻의 셰(邪)와 각각 발음이 같아 선물로 피하는 것이 좋다. 영국에서는 시계를 부정적으로 해석하지 않으므로 선물할 수 있다.

대화에서 사장은 “회의가 이른 시간이니 오늘 중으로 자료를 검토하겠다”고 명확히 지시했다. 따라서 비서는 자료를 받는 즉시 오늘 안에 사장이 확인할 수 있도록 조치해야 하며, 이를 “내일 검토하실 수 있도록 준비해 두겠다”고 응답하는 것은 사장의 지시 사항을 제대로 반영하지 못한 바람직하지 않은 업무 자세이다.

경사에 해당하는 한자는 榮轉(영전)과 昇進(승진)이다. ‘조사’는 弔意·賻儀, ‘부서’는 企劃室·營業部가 올바른 표기이며, ‘직급’의 科長·局長은 직위에 해당하므로 보기 1과 3·4는 짝이 맞지 않는다.

상사 이력서는 공개 목적과 대상에 맞게 필요한 내용만 선별해야 하므로, 모든 경력이 기재된 원본을 대내외에 공개하는 것은 부적절하다. 새로운 내용을 추가할 때 수정일을 기록하고, 상사의 허락을 받은 뒤 공개하며, 인수인계받은 이력서도 학교명·학위 등의 표기를 재확인하는 것이 바람직하다.

증빙을 갖추지 못한 접대비도 지출결의서를 작성하면 세법상 비용을 인정받을 수 있다는 설명이 가장 적절하지 않다. 비서의 경비처리 업무에서 접대비 중 지출 내역을 밝힐 수 없거나 증빙을 갖추지 못한 비용은 세법상 비용으로 인정받을 수 없다는 것이 원칙이다.
지출결의서를 작성하는 것만으로는 세법상 비용 인정이 불가능하며, 반드시 적절한 증빙 서류를 갖춰야 비용 처리가 가능하다.
경비 지출 규정집을 참고하는 것은 경비 지출 규정을 미리 확인하는 기본 절차로 적절하다.
규정을 넘는 품목에 결재권자의 사전 승인을 얻는 것은 규정 초과 항목에 대한 사전 승인 절차로 올바른 업무 방식이다.
영수증을 훼손·분실하지 않도록 주의하는 것은 영수증 관리의 기본 원칙으로 적절하다.

주주, 경영자, 종업원, 조직문화 등은 기업 조직 내부에 존재하며 경영활동에 직접적인 영향을 미치는 요인이므로 내부환경-직접환경에 해당한다. 외부환경은 기업 외부에 존재하는 요인이며, 간접(일반)환경은 경제·사회·정치 등 거시적이고 포괄적으로 영향을 미치는 요인을 의미하므로 해당하지 않는다.

주식회사는 주식 양도를 통한 소유권 이전이 용이하고, 주주의 책임이 출자액으로 제한되며, 주식 발행을 통해 자본조달을 확대할 수 있다. 반면 주식회사는 설립 절차가 복잡하고 비용도 상대적으로 많이 들기 때문에 설립 비용이 적다는 설명은 장점과 가장 거리가 멀다.

산업성장률이 높으면 시장이 확대되어 기업 간 매출 경쟁이 완화되므로 치열한 경쟁강도와 가장 거리가 멀다. 반면 시장점유율이 비슷하면 경쟁기업 간 우위 확보 경쟁이 심화되고, 시장진입장벽이 낮으면 신규 진입자가 증가하며, 대체재가 많으면 경쟁 압력이 커진다.

기업은 출자의 주체에 따라 사기업, 공기업, 공사공동기업으로 구분하므로 1번이 옳다. 사기업은 출자자 수가 아니라 법률상 형태 등에 따라 개인기업과 공동기업으로 나누며, 익명조합은 공기업이 아닌 사기업의 공동기업 형태이므로 2번과 4번은 틀리다. 다수공동기업에는 합명회사·합자회사·유한회사뿐 아니라 주식회사도 포함되므로 3번은 불완전한 설명이다.

중소기업은 대기업에 비해 인력 확보, 가격경쟁, 자금 확보에서 상대적으로 불리한 경우가 많다. 반면 강력한 정부 규제는 기업 규모와 관계없이 적용될 수 있는 일반적인 경영환경이므로 중소기업만의 어려움으로 보기 어렵다.

빈칸에는 조직 문화가 들어간다. 조직 문화는 조직 구성원들의 행동을 만들고 인도하기 위해 이들이 공유하는 사회적 규범이나 사회적 태도 등을 의미하며, 구성원들에게 소속 조직원으로서의 정체성을 제공하는 역할을 한다.

경영관리 과정은 일반적으로 계획을 먼저 수립한 뒤, 목표 달성을 위해 조직을 구성하고 구성원을 지휘하며, 마지막으로 결과를 통제하는 순서로 진행된다. 따라서 순서는 계획 → 조직 → 지휘 → 통제이다.

기업의 사회적 책임은 의사결정이 사회와 이해관계자에게 미치는 영향을 고려하고, 환경·공정경쟁·지역사회 등에 대한 책임을 다하는 것이다. 기업의 이윤 추구와 존속·발전도 중요하지만, 이를 주주와 내부고객만을 위한 최대이윤 확보로 한정하는 설명은 사회적 책임의 취지와 가장 거리가 멀다. 사회적 책임을 이행하면 고객과 사회의 신뢰 및 평판이 높아져 기업이미지와 매출에도 긍정적인 영향을 줄 수 있다.

위원회조직은 여러 구성원이 공동으로 의사결정하므로 책임소재가 불명확해지고 의사결정이 지연될 수 있다. 따라서 과업과 책임이 명확하고 의사결정이 신속하다는 4번의 설명은 위원회조직의 일반적 특성과 맞지 않는다. 사업부제조직의 성과 통제 용이성, 매트릭스조직의 역할갈등 가능성, 네트워크조직의 자원 및 인력 절감은 각각 타당한 설명이다.

방임형 리더는 의사결정과 업무 수행에 대한 간섭과 통제를 최소화하고 부하에게 자율성을 부여하는 스타일이다. 모든 의사결정에 부하를 참여시켜 집단의사결정을 하는 것은 민주적 리더십에 해당하므로 4번의 설명이 옳지 않다. 전제적 리더는 부하의 의견을 묻지 않고 독단적으로 의사결정을 하며, 초기 리더십 연구는 위인의 특성을 찾는 특성이론에 초점을 두었다.

(가)는 물가상승에 따른 구매력 변화를 반영하지 않은 금리이므로 명목금리이고, (나)는 (가)에서 물가상승률을 뺀 금리이므로 실질금리이다. 명목금리에서 물가상승률을 차감한 값이 실질금리이므로, 물가상승률이 명목금리보다 높으면 실질금리는 마이너스가 될 수 있다.

기준가격 설정은 일반적으로 원가중심·수요중심·경쟁중심으로 구분하며, 각각 원가, 시장수요, 경쟁제품을 기준으로 가격을 결정한다. 할인중심의 가격설정은 기준가격 설정의 일반적인 유형이 아니며, 신제품 출시 때 미리 할인하는 것을 뜻하지도 않으므로 가장 거리가 멀다.

제시문은 구매, 자재관리, 생산, 회계 등 기업 전반의 업무 프로세스를 통합적으로 연계·관리하며, 기업의 자원(인력, 자본, 물자 등)을 효율적으로 운영해 경영 효율화를 추구하는 시스템을 설명하고 있다. 이는 전사적자원관리(ERP)의 정의에 해당한다. 사무자동화시스템은 문서·사무업무의 자동화에 국한되고, 거래처리시스템은 단위 업무의 거래기록 처리에 초점이 있으며, 고객관계관리는 고객 정보와 관계 관리를 목적으로 하므로 해당하지 않는다.

복리후생 중 사회보험과 같이 국가의 입법에 의해 제도화되어 강제적으로 운영되는 제도가 있으므로 2번이 옳다. 1번은 복리후생이 일반적으로 임금 외에 제공되는 경제적 급부라는 점에서 임금을 포함한다고 보기 어렵다. 3번의 경제적 복리후생은 허즈버그 이론에서 동기요인보다 위생요인에 해당하며, 4번은 고용보험료도 근로자와 사용자가 각각 부담하므로 틀리다.

스테가노그래피는 데이터를 다른 파일이나 매체에 암호화하여 숨겨 전달하는 심층암호기술을 의미한다. 따라서 은행계좌 추적, 네트워크 마비, 스마트폰 장치 제어 프로그램을 뜻하는 보기는 해당하지 않는다.

유가증권은 단기간 내 현금화가 가능한 금융자산으로 유동자산에 해당한다. 이익잉여금은 자본, 상표권은 무형자산, 외상매입금은 유동부채이다.

저축은행과 새마을금고는 일반은행이 아닌 비은행예금취급기관에 해당하며, 특수은행은 한국산업은행·한국수출입은행 등과 같이 특정 목적의 금융을 담당하는 기관이다. 한국은행은 금융기관과 거래하는 중앙은행이고, 일반은행은 시중은행·지방은행·외국은행 국내지점 등으로 구성되며, 신용보증기관은 기업의 대출을 보증하고 보증료를 받으므로 3번의 설명이 부적절하다.

사업부는 일반적으로 Business Division 또는 Business Department로 표현하며, Accounting Department는 회계부를 뜻한다. 반면 홍보부는 Public Relations Department, 인력개발부는 Human Resources Department, 구매부는 Purchasing Department로 대응하므로 4번의 연결이 가장 부정확하다.

1~3번은 각각 CFO가 Chief Financial Officer, COD가 Cash on Delivery, BCC가 Blind Carbon Copy의 약어로 올바르게 쓰인다. 반면 N/A는 일반적으로 Not Applicable 또는 Not Available을 뜻하므로, Not Alone으로 연결한 4번이 가장 부정확하다.

4번은 불가산명사 merchandise를 단수 취급해야 하므로 have가 아니라 has가 되어야 하며, 수동태도 has been tested로 써야 합니다. 따라서 문장은 “All of the merchandise has been tested carefully before the launch.”가 올바릅니다. 1번의 few lightning bugs, 2번의 단수 주어 The number와 is, 3번의 Some of the applicants와 arrived는 모두 문법적으로 올바릅니다.

각 문장의 문맥으로 빈칸을 채워보면: 메시지를 읽을 수 있는지 묻는 것이므로 ⓐ는 "읽을 수 있는"이라는 뜻의 legible이 적절하다. "The telephone call was in ⓑ our airline reservation"은 "~에 관하여"라는 뜻으로 전치사 regard를 이용한 "in regard to" 형태가 되어야 자연스럽다. "작성해서 반송한" 대상은 설문지이므로 ⓒ는 questionnaire가 맞다. 연회에서 손님을 "수용하다"라는 뜻으로 ⓓ는 accommodate가 적절하다. 따라서 ⓐ legible, ⓑ regard, ⓒ questionnaire, ⓓ accommodate 조합이 정답이다.

이 서신에서 참조(cc)로 지정된 사람은 Mr. David M. Houghton과 Mr. Chris D. Burr 2명이며, bcc의 Jamie Lee는 참조가 아닌 비밀참조 대상이다. 따라서 "사본을 받는 사람이 4명"이라는 설명은 틀린 내용이다. 발신인은 Elden Jones, Enclosures 표기로 동봉물 존재, bcc 표기로 Jamie Lee도 내용을 확인할 수 있다는 설명은 모두 맞는 내용이다.

3번은 주어 All staff members가 복수이므로 동사는 attend가 되어야 하며, 요일 앞에는 on Monday를 써야 한다. 따라서 올바른 문장은 “All staff members attend a meeting on Monday.”이다. 1번의 meet the qualifications, 2번의 receive training for a week, 4번의 show the receptionist an identification card는 문법적으로 적절하다.

대화에서 C가 "Take the elevator to the 10th floor, There is a bridge connecting Building A and Building B"라고 설명한다. 즉 10층에 A동과 B동을 잇는 연결 다리가 있다는 내용이므로 4번이 사실과 일치한다. 우체국은 Building A가 아니라 Building B의 22층에 있으므로 1번은 틀리고, Bank of China는 우체국 바로 옆(next to)에 있다고 했으므로 2번도 틀리며, 우체국의 위치를 구체적으로 안내해주므로 3번도 틀리다.

본문에서 "a few audio-visual aids to supply when you require"라고 했을 뿐, 모든 회의실에 시청각 기자재가 갖춰져 있다고는 언급하지 않았다 — 필요 시 제공 가능하다는 의미이므로 4번이 틀린 설명이다. 1번은 "Enclosed is a brochure which has all the meeting rooms"와 일치하고, 2번은 "large convention ballroom can be subdivided into three meeting rooms"와 일치하며, 3번은 "five meeting rooms on the same level as the ballroom"과 일치한다.

초청장에는 "Ambassador's Residence Dress: Business Suit"라고 명시되어 있어, 이는 단순히 '예의를 갖춘 정장차림' 정도가 아니라 비즈니스 수트(남성 정장) 착용을 구체적으로 지정한 것이다. 나머지 보기는 모두 카드 내용과 일치한다: 장소는 Residence(대사관저), 디너는 19:00에 시작하되 실제 식사(dinner served)는 19:30부터이므로 Mr. Cho는 19:00까지 도착해야 한다. 따라서 드레스코드를 단순 "예의를 갖춘 정장"으로 뭉뚱그린 4번 설명이 가장 부정확하다.

“This is Tom. May I speak to Mr. Kim?”은 전화 통화에서 상대방을 찾을 때 사용하는 표현으로, 회의 진행에 적절한 표현이 아니다. 반면 “We’ll be dealing with it in a minute.”은 곧 다룰 안건을 말할 때, “Excuse me, may I interrupt?”는 발언을 끊을 때, “I think we can skip point three.”는 특정 안건을 생략하자고 제안할 때 사용하는 표현이다.

약속 시간을 말할 때는 전치사 on이 아니라 일반적으로 at을 쓰지만, 요일이나 특정 시점을 나타낼 때 문맥상 "정각에"라는 의미로 자연스러운 표현은 "on time(제시간에)"이라는 관용구이므로 on time이 맞다. 또한 누군가에게 소식을 전할 때는 "tell + 목적어 + that절" 구조를 사용하므로 tell Ms. Woods that you are here가 자연스럽다. 따라서 빈칸에는 on – tell이 들어가는 것이 가장 적절하다.

대화에서 Mr. Chang은 open-ended return ticket(귀국일 미정의 왕복권)을 요청했으므로, 서울에서 상해로 갈 날짜(3월 3일 오전 비행기)는 정했지만 상해에서 돌아오는 날짜는 아직 정하지 않았다. 따라서 오후 비행기를 탄다는 1번, 편도 티켓이라는 2번은 틀리고, 수화물은 1개(one baggage)까지 30kg 무료라고 했으므로 4번도 틀리다.

빈칸 다음에 B가 "Can we make it at 4:30?"이라며 금요일 3시 약속을 다른 시간으로 조정하자고 제안하므로, 빈칸에는 제시된 금요일 3시가 곤란하다는 이유가 들어가야 한다. 1, 2, 4번은 모두 그 시간에 다른 일정이 있어 안 된다는 미래 시점의 거절 사유로 자연스럽게 이어진다. 그러나 3번 "at the moment(지금)"는 전화 통화 중인 현재 시점이 바쁘다는 의미로, 미래의 약속 시간(금요일 3시)을 거절하는 이유로는 맥락상 적절하지 않다.

대화에서 비서는 Mr. Kim이 서류 검토와 오후 회의 자료 확인으로 바쁘며 11:30경이 되어야 만날 수 있다고 안내했다. 따라서 Mr. Kent가 11시(11:00 a.m.)에 만나기로 했다는 진술은 대화 내용과 일치하지 않는다. 나머지 보기들, 즉 Mr. Kim과 지금 통화할 수 없다는 점, 비서가 일정을 확인해주는 점, 오후에 경영 회의가 있다는 점은 모두 대화와 일치한다.

철자를 확인할 때 혼동되는 알파벳을 구분하기 위해 "V for Victor", "B for Bravo"처럼 for를 사용하여 "~는 ~의 for"라는 표현으로 해당 문자를 대표하는 단어를 소개한다. 이는 무선통신이나 전화상에서 철자를 정확히 전달하기 위한 관용적 표현으로, for가 공통적으로 들어가는 것이 가장 적절하다.

통화 연결 시에는 연결받을 사람을 알려 주고, 정중하고 전문적으로 응대하며, 연결 전에 발신자의 허락을 구해야 한다. 반면 발신자의 통화를 끊는 것은 통화 전달 과정에서 해서는 안 되는 행동이다.

비서가 메시지를 받아 적을 준비가 되었을 때는 "Go ahead."(말씀하세요)라고 응답하는 것이 자연스럽고, 상대방의 말을 잘 못 알아들었을 때 되묻는 표현으로는 "Excuse me?"가 적절하다. 이름 철자를 다시 물어보는 상황이므로 Tied(3번째 빈칸 전 문장의 tied up과 무관), What, Go ahead(중복) 등은 문맥에 맞지 않는다.

봉투 구성 요소에서 ③은 좌측 상단 발신인 주소 블록 아래에 따로 떨어진 얇은 회색 줄을 가리킨다. postal code(우편번호)는 주소의 일부로서 발신인·수신인 주소 블록 안에 함께 적으므로, 주소와 떨어진 이 별도의 줄을 postal code라고 한 ③ postal code가 가장 적절하지 않다.
①은 좌측 상단의 큰 블록으로 return address(발신인 주소)를 올바르게 나타낸다.
②는 우측 상단의 작은 사각형으로 stamp(우표) 자리를 올바르게 나타낸다.
④는 중앙 하단의 블록으로 mail address(수신인 주소)를 올바르게 나타낸다.

동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우에는 각 권마다 새 번호를 부여하는 것이 아니라, 전체 문서철에 대해 쪽수가 이어지도록 연속 번호를 부여해야 한다. 표지와 색인목록은 쪽수 표시 대상에서 제외하며, 쪽수는 우측 하단에 연필로 표시한 뒤 기록물 정리가 끝나면 잉크 등으로 확정한다.

안내장 본문에 수신인별로 수신인·직위·부서명·회사명을 다르게 넣어 일괄 작성하는 기능은 편지병합이다. 편지병합은 하나의 본문 문서와 수신자 목록의 데이터를 결합해 개인별 문서를 자동으로 생성하며, 라벨링은 주소나 이름표 작성, 하이퍼링크는 문서 간 연결, 매크로는 반복 작업 자동화 기능이다.

마인드맵의 올바른 용도와 활용 시점을 묻는 문항이다. 보기 1~3은 마인드맵의 기본 구조와 초대장 작성에 필요한 핵심 요소를 올바르게 설명하고 있다. 보기 4는 마인드맵이 정보 수집 단계뿐 아니라 전체 계획 수립, 콘텐츠 조직화, 문제 해결 등 다양한 단계에서 사용되는데, "일반적으로 정보 수집 단계에서만 사용"이라고 한정하는 것이 부정확하다. 특히 초대장처럼 구조화된 문서 작성 시 마인드맵은 초안 단계에서 내용의 계층과 분류를 정리하는 데 매우 효과적이므로, 이는 단순 정보 수집을 넘어 문서 구성 및 작성 계획 수립 단계에서도 중요한 도구이다.

문서관리는 필요한 문서를 신속하게 검색하고, 불필요한 문서를 적기에 폐기하며, 문서의 보관 공간과 관리 비용을 줄이는 데 목적이 있다. 따라서 전문 문서 관리자를 통한 중요 문서의 보안에 집중하는 것은 문서관리의 일반적인 목적과 직접적인 연관성이 가장 낮다.

조르테와 구글 캘린더는 일정 관리 앱, 맵피와 아틀란은 내비게이션 앱, 라인과 카카오톡은 메신저 앱으로 각각 같은 종류이다. 반면 원드라이브는 클라우드 저장·파일 동기화 앱이고 에버노트는 메모·노트 작성 앱이므로 종류가 동일하지 않다.

114는 전화번호 안내 서비스이므로 비서실 전화를 개인 휴대폰으로 착신하는 신청 창구가 아니며, 착신전환은 전화기나 통신사업자의 관련 기능을 이용해야 한다. 따라서 114에 전화해 무료 착신 서비스를 신청한 것이 가장 부적절하다. 인사이동에 따른 키폰 번호와 레이블 변경, 여분 토너 비축, 문서 세단기 수리 전 전원 차단은 적절한 사용법이다.

나는 중요 기밀 정보의 접근 권한 범위를 사내 규정을 기준으로 정하는 것이 바람직하므로 적절한 방법이다. 다는 백신프로그램을 2개 이상 중복 설치하면 프로그램 간 충돌이나 시스템 성능 저하가 발생할 수 있어 부적절하다. 라는 상사의 비밀 정보에 대한 외부 요청이 있을 경우 임의로 응하지 않고 즉시 상사에게 보고하여 지시를 받아야 하는데, 보기는 요청에 응한 후 보고하는 방식이므로 순서가 부적절하다. 따라서 적절하지 않은 것은 다, 라이다.

명함관리의 일반적 원칙에 비추어 보기 모두 타당하다. 가는 스마트폰 촬영 후 명함관리 앱 등록으로 효율적 관리 방법이며, 나는 리벌버·캠카드 같은 명함 전용 관리기를 활용하는 대표적 방법이다. 다는 이름·소속회사·직책·전화번호·이메일 등 항목별로 데이터베이스 필드를 구분해 입력하는 것이 올바른 정리 방식이며, 라는 명함이 많지 않을 때는 이름순, 많을 때는 회사명순으로 정리하는 것이 효율적이라는 원칙에 부합한다. 따라서 가, 나, 다, 라 모두 올바른 방법이다.

전자문서의 보존기간은 보존이 용이하다는 이유만으로 종이문서보다 일률적으로 길게 적용하지 않고, 관련 법령과 기록물의 보존기간 기준에 따라 정한다. 종이문서 등을 전자화 문서로 변환하거나 장기 보존을 위해 PDF/A 형식으로 저장할 수 있으며, 폐기 시에는 복원이 불가능하도록 재포맷·덮어쓰기 등의 방법을 사용해야 한다.

전자문서시스템의 장애 등으로 문서등록번호나 접수번호를 시스템에서 자동으로 부여할 수 없는 경우에는 수기로 표시할 수 있으므로 “시스템 오류의 경우라도 수기로 표시하지 않는다”는 설명이 부적절하다. 행정상 공문서에는 행정기관 또는 공무원이 직무상 작성·처리한 문서뿐 아니라 행정기관이 접수한 문서도 포함되며, 문서과는 문서의 분류·배부·수발·보존 등을 주관하고 처리과는 문서의 수발 및 업무 처리를 담당하는 각 과를 말한다.

USB 메모리의 자동실행 기능을 활성화하면 저장장치에 포함된 악성 코드가 자동으로 실행될 수 있으므로 바이러스 예방에 적절하지 않다. 인터넷에서 내려받은 파일을 검사한 후 사용하고, 백신 프로그램을 메모리에 상주시켜 실시간 감시하며, 최신 백신으로 주기적인 검사를 수행하는 것은 적절한 예방 방법이다.

띠그래프는 전체에 대한 각 항목의 구성 비율을 나타내고 여러 시점의 변화를 비교하는 데 적합하므로, 월별 주요 생산품의 매출액 구성 비율 비교에 가장 알맞다. 1번의 분기별 추이는 꺾은선그래프, 3번의 지사별 금액 비교는 막대그래프, 4번의 회사별 시장점유율 비교는 가로막대그래프가 더 적절하다.