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1[비서 2급 필기] 20년 2회차
상사가 열흘간의 출장 후 복귀한 경우, 비서의 전화 관련 업무태도로 가장 부적절한 것은?
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상사의 출장 동안 걸려온 전화는 전화메모 용지에 작성하기보다 전화 기록부의 형태로 작성해서 상사에게 보고한다.
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전화기록부를 작성해두면 상사가 출장 중에 걸려온 전화를 전체적으로 파악할 수 있을 뿐 아니라 중요한 전화를 먼저 처리할 수 있다.
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전화기록부는 상사가 주요 발신자와 통화를 마치면 폐기한다.
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전화 기록부에는 날짜, 시간, 전화 건 사람의 이름 및 직책, 소속, 전화메모 내용, 전화 번호 등을 포함시킨다.
해설
전화기록부는 출장 중 수신한 전화 내역을 상사가 확인하고 후속 조치를 관리하기 위한 자료이므로, 주요 발신자와 통화를 마쳤더라도 모든 후속 업무가 끝날 때까지 보관해야 한다. 따라서 통화 직후 전화기록부를 폐기한다는 3번이 가장 부적절하다. 전화기록부에는 날짜·시간, 발신자의 성명·직책·소속, 통화 내용, 전화번호 등을 기록하며, 이를 통해 수신 전화의 우선순위를 파악할 수 있다.
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