[비서 3급 필기] 15년 1회차 기출문제 해설 페이지

비서의 어원은 중세 라틴어의 secretarius에서 나온 말로 '비밀을 맡길 수 있는 사람'이란 의미이다.

비서는 조직의 철학을 이해하고, 제반 사무관리 능력을 갖추어 경영자가 업무수행을 효율적으로 할 수 있도록 지원하고 보좌하는 사람으로 풀이된다.

상사가 고유의 업무를 원활히 할 수 있도록 상사와 함께 업무를 처리하고 업무 수행과 관련된 제반 환경을 관리하는 사람을 뜻한다.

커리어 관리를 위해 이직에 대비하여 취업정보와 구인 정보를 지속적으로 업데이트한다.

새로운 컴퓨터 프로그램 관련 자격증 취득을 위해 퇴근 후 학원에 다닌다.

상사가 담당하고 있는 분야의 업무를 빨리 파악하기 위해 비서를 거쳐 상사에게 전달되는 문서는 그 내용을 읽고 숙지한다.

일정표는 비서가 부재중일 때라도 다른 사람들이 상사 일정을 확인할 수 있도록 공유한다.

일정 보고는 구두 보고를 원칙으로 하여 전달의 오류를 최소화하여야 한다.

과거 일정표는 보안을 위하여 1년 뒤에는 폐기시키도록 한다.

착신 전환 : 걸려오는 전화를 지정해 둔 조건별(무조건 착신 전환, 조건 착신전환)로 등록된 다른 착신 번호로 전환할 수 있는 기능이다.

변경 번호 안내 : 전화번호 변경, 해지 등의 사유로 전화 번호가 변경되었을 경우 변경 전 전화번호로 전화를 건 발신자에게 새로운 전화번호를 자동으로 안내해 주는 서비스이다.

회의 통화 기능 : 동시에 세 사람 이상이 함께 통화할 수 있는 기능이다. 키폰에 따라 6명까지 동시에 회의 전화에 연결될 수 있다.

부사장과 연결이 되면 “안녕하십니까? 조상무님 비서입니다. 지금 상무님께서 통화를 원하십니다. 잠시만 기다려 주시겠습니까?” 하고 상무와 전화연결을 시킨다.

부사장 핸드폰으로 직접 연결하여 신호음이 들릴 때 조상무와 연결시키도록 한다.

부사장실에 전화하여 부사장의 재실여부를 확인 후 조상무가 직접 부사장실로 전화하도록 한다.

회사의 조직도를 프린트해서 간부와 직원들의 이름, 소속과 직책, 기타 특징을 외우고 있다.

상사의 개인사에 대해 동료들이 질문하면 함구한다.

상사의 업무 영역에는 사전에 합의된 범위를 넘어서서 개입하지 않는다.

사무실에서 LG Twin Tower까지의 이동경로와 이동시간을 확인한 후 운전기사를 대기시킨다.

오찬장소로 이동할 때는 채상일 상무에게 상사를 모시고 갈 것을 부탁한다.

리셉션 초청장은 상사가 호텔로 출발하기 전에 상사에게 전달한다.

출발 및 도착 일시 – 영문 성명

예약번호 – 도착 공항명

좌석 등급 – 비행기 편명(flight no.)

호텔에 체크인 시간이 밤시간이므로 예약 시 항공일정을 보내면서 호텔 측에 예약을 취소하지 않도록 다시 한번 확인한다.

CX410, CX417은 비행기 편명이다.

비서는 상사의 홍콩출장을 위해 호텔에 4박을 예약하면 된다.

출장 중의 회의 장소 및 담당자 연락처 등을 기입한다.

긴급 연락처로서 현지 지사 및 주재원, 재외공관 등의 주소 및 연락처를 표기한다.

항공 예약 재확인을 위하여 현지 항공사 연락처를 표기한다.

회의장 확보 → 회의일시 결정 → 참석자 명부 작성 → 통지문 발송 → 회의자료 작성

회의일시 결정 → 회의장 확보 → 참석자 명부 작성 → 통지문 발송 → 회의자료 작성

회의장 확보 → 회의일시 결정 → 통지문 발송 → 회의자료 작성 → 참석자 명부 작성

회의 참석 여부를 알아야 하는 경우에는 참석 여부를 회신해 줄 것을 통지서에 기입하도록 한다.

회의 통지서에는 회의의 안건이 포함되도록 한다.

회신 마감일을 표기하면 마감일 이전에 상대방의 회신을 유도하여 참석여부 확인이 용이하다.

긴급한 상황일때는 다소 부족하더라도 파악된 내용을 먼저 보고하도록 한다.

보고는 결론을 먼저 말하고 필요한 경우 이유, 경과 등의 순서로 한다.

보고가 끝나면 내용을 정리하여 잘 보관하도록 한다.

입찰에 참여하는 다수 기업의 내방객들은 서로의 정보교환을 위하여 동일한 대기실에서 자연스럽게 환담을 나눌 수 있도록 배려한다.

상사의 업무를 방해하지 않도록 일정표에 이미 기입되어 있는 내방객 방문의 경우에는 별도의 상기(reminding) 작업은 수행하지 않아도 된다.

상사의 대리자로서 내방객을 응대할 경우 지시받지 못한 부분이라도 내방객에 질문한다면 친절하게 아는 만큼 설명을 해 드린다.

“팀장님! 사장님은 회장님실에 계십니다.”

문서작성시 '사장님 특별주문'이라 표기하였다.

“이사님! 서류를 사장님실 책상 위에 올려놓았습니다.”

祝結婚

祝華婚

祝盛典

책상이나 가구를 배치하는 경우에는 동선을 단축시키도록 하여야 한다.

오피스의 카펫 청소는 주기적으로 하고 최소한 6개월을 주기로 전문업체를 통해 물청소를 한다. 이때 물청소로 인해 하루 정도 건조를 해야 하므로 가급적 금요일 오후에 하도록 한다.

비서실 내 화장실이나 세면대가 있는 경우 청결 상태를 자주 확인하고 별도의 점검표를 사용한다.

익일특급등기

민원우편

우체국택배

A

C

D

회사 임원 및 비서들에게 사내 메일을 통해 부고장을 보낸다.

주요 신문사에 연락하여 부음기사를 내도록 한다.

상사의 친구와 지인들에게 전화나 팩스로 부음을 알린다.

CFO : 최고재무경영자

Chief Executive Officer : 최고 경영자

Vice-President : 부사장

CV → Curriculum vitae

EU → European Union

e.g. → for example

I'm against that because we don't have any money to burn.

I'm not comfortable with your idea.

I see what you're saying, but let me point out that this is not a time to focus solely on numbers.

ⓔ → ⓕ → ⓐ → ⓑ → ⓒ → ⓓ

ⓔ → ⓓ → ⓐ → ⓕ → ⓑ → ⓒ

ⓔ → ⓒ → ⓐ → ⓕ → ⓓ → ⓑ

ⓐ Letterhead : 인쇄서두. 발신자의 주소를 포함하고 있음

ⓑ Reference Line : 문서관리를 위한 참조번호

ⓓ Salutation : 서두인사

I'm in charge of finance at ABC company.
저는 ABC사에서 재정을 담당하고

I'd like to illustrate this point with some examples.
이점에 대해서 몇 가지 예를 들어 설명하겠습니다.

Let me just run over the key points again.
다시 중요 사항을 짚어보겠습니다.

The conference room has wifi capability.

Photocopying and fax services are available on the conference site.

Wireless microphones and laptop computers are included in the reservation package.

Mr. Walker was unable to meet Ms. Kang on Sept. 3, 2015.

The message was taken by Mr. Walker′s secretary.

Ms. Kang wants Mr. Walker to call her back.

Please go right in.

He is expecting you.

Please have a seat over there.

You must be Mr. Kim?
미스터 김이십니까?

How long have you been with your company?
회사에서 얼마나 근무하셨습니까?

I hope the jet lag doesn't bother you much.
시차적응이 힘들지 않으셔야 할 텐데요.

Mr. Hennings and the secretary haven't met before.

Mr. Taylor has an appointment to see Mr. Hennings.

Mr. Hennings and Mr. Taylor will meet soon.

Would you like something to drink?

Can I get you anything to drink?

Would you care for a drink?

through

to

for

we have a crossed line.

there's an interference on the line.

the lines seem to be mixed up.

he is in a meeting.

he is out.

he is on the other phone.

Mr. Cuning left a message.

Mr. Cunings has called.

Please send a ring to Mr. K.

좌석의 등급

비행기 편명

탑승구 번호

Mr. Higgins는 Pacific Holdings의 부사장이다.

A는 오전 10시에 Hilton Hotel에서 약속이 있다.

A는 Mr. Kim과 이미 통화한 상태이다.

refer

require

reconfirm

인장

직인

병인

의사전달기능

의사보존기능

자료제공기능

POP3 메일

스마트메일

SMTP 메일

동시받기지정(동보)를 통해 같은 내용의 문서를 여러 사람에게 동시에 보낼 수 있다.

'전송'을 이용하면 첨부메일을 포함하여 받은 전자우편을 다른 수신자에게 보낼 수 있다.

'첨부파일'의 용량이 클 경우 zip파일로 압축하면 용량이 줄어든다.

한 가지의 신문을 구독하여 중복되지 않은 꾸준한 정보를 얻는다.

매일 많은 시간을 투여하여 자세한 내용을 파악한다.

회사에 관한 모든 기사를 스크랩해 두어 다음에 활용할 수 있게 한다.

정보는 필요에 따라 분석하거나 가공하여 활용할 수 있다.

수치는 도표화하거나 그래프화하여 자료를 요약할 수 있다.

필요한 정보 획득에 용이하도록 평소에 정보출처에 관심을 가져둘 필요가 있다.

장비서는 사용용도가 끝난 서류사본은 문서세단기를 사용하여 없앤다.

최비서는 반드시 회사에서 정한 규정에 따라 문서를 처리한다.

안비서는 문서작성 시 2분간 입력이 없으면 자동으로 스크린 세이버가 작동하도록 설정해 두었다.

문서세단기는 문서를 완전히 폐기하기 위해 원형을 알아볼 수 없도록 자르는 장치이다.

전자칠판은 칠판에 기록한 내용을 저장하고 출력해서 볼 수 있다.

A4크기 문서를 B4크기로 복사하기 위해서 확대복사 기능을 사용한다.

360도로 자료를 펼치거나 접기 쉽다.

링 크기가 작아서 보관이 편하다.

제본 결과가 견고하다.

대한능률산업협회장 귀하

대표이사 김수미님

박인수 귀하

거래 문서

연락 문서

공고 문서

복사기 사용 시 복사용지를 손으로 잘 간추려서 용지보급함에 넣는다.

복사기에 종이가 걸렸을 때에는 찢어진 종이까지 완전히 제거한다.

문서를 제본할 때에는 서류량에 맞는 링사이즈 및 표지를 선택한다.

색채는 온도 감각을 지니고 있으므로, 붉은 색을 이용하여 따뜻한 느낌을 줄 수 있다.

자연 조명은 눈의 피로를 적게 하므로 창문의 크기를 이용하여 충분히 활용한다.

반간접조명은 직접조명과 간접조명을 절충한 방식으로 사무실 조명으로서 눈의 피로를

결재 과정에서 불필요한 시간 낭비를 줄여준다.

문서 수발에 따르는 시간, 인력, 비용 등을 절감시킨다.

신속하고 정확하게 문서를 검색할 수 있다.

신속한 의사결정

문서관리의 투명화

저장 공간의 효율화

작년보다 구조조정 대상 대기업이 증가했다.

건설업이 작년보다 감소하여 건설업계 상황이 좋아진 것을 알 수 있다.

작년보다 회생의 기회를 가진 업체의 수는 증가하였다.

2015년 2분기 ELS발행종목수는 전년 4분기에 비해서 증가하였다.

2015년 3분기 ELS발행금액은 17조 616억원으로 전분기에 비해서 감소하였다.

2015년 3분기 ELS발행금액은 전년 동기에 비해서 감소하였다.

특급우편

내용증명

수취인요금부담

웹 브라우저를 이용하여 자주 방문하는 웹사이트 주소를 관리할 수 있다.

웹 브라우저를 이용하여 HTML문서를 저장할 수 있다.

웹 브라우저를 이용하여 웹 페이지를 인쇄할 수 있다.

2007년부터 기업대출 잔액은 증가하고 있다.

중소기업의 대출잔액 비율은 대기업보다 높다.

2009년 이후 금융권의 중소기업 대출 비중은 감소하는 추세이다.