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1[비서 2급 필기] 16년 2회차
다음 중 비서의 상사보좌 업무에 대한 수행방법으로 가장 적절하지 않은 것은?
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비서는 조간신문과 간행물을 상사의 선호도에 따라 정리하여 보시는 곳에 놓아두고 서류와 우편물을 시간 순으로 분류하여 정리한다.
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비서는 중요한 모임의 초청장과 행사 안내장의 날짜에 형광펜으로 표시하여 올려 드린다.
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공휴일 다음 날이나 상사가 출장에서 귀국한 직후는 평소 출근 시간보다 조금 더 일찍 출근하여 업무를 시작하도록 한다. 특히, 해외 출장의 경우 시차가 회복되지 않아 일찍 출근하시면 피로가 쌓여 있을 수 있으므로 더욱 긴장한 자세로 업무에 임한다.
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중요한 우편물의 경우 서류와 함께 올려 드리고, 급하지 않은 것은 오후에 업무가 바쁘지 않은 시간에 드리도록 한다.
해설
비서의 상사보좌 업무에서 서류와 우편물을 정리할 때, 시간 순으로 분류하는 것은 부적절하다. 우편물과 서류는 중요도 순서대로 분류·정리하여 상사가 중요한 것부터 처리할 수 있도록 해야 한다.
조간신문 정리는 적절하지만, 서류 정리 방식이 상사 업무의 우선순위를 고려하지 못한다는 점에서 비서 업무의 기본 원칙에 부합하지 않는다.
- 초청장·안내장 날짜의 형광펜 표시는 중요 일정을 시각적으로 강조하는 방법이다.
- 공휴일 다음 날이나 출장 귀국 직후 일찍 출근하는 것은 상사의 피로 상태를 배려한 선제적 대응이다.
- 중요한 우편물은 서류와 함께, 급하지 않은 것은 오후에 드리는 것은 우편물의 중요도에 따른 적절한 시점 제시이다.
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