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1[비서 2급 필기] 17년 1회차
다음은 문서관리 중 상호 참조(Cross referencing)에 대한 설명이다. 가장 옳지 않은 것은 무엇인가?
1
한 장의 문서가 두 개 이상의 분류 항목에 해당될 때 사용한다.
2
주된 제목의 폴더에 상호 참조표를 넣어 두고, 다른 쪽 폴더에는 문서를 넣어 둔다.
3
상호 참조는 문서 검색을 용이하게 한다.
4
문서를 복사하여 관계된 모든 폴더에 보관할 수도 있다.
해설
"주된 제목의 폴더에 상호 참조표를 넣고 다른 쪽 폴더에는 문서를 넣는다"는 설명은 역순으로 설명하고 있어 원본 문서와 참조표의 위치 관계가 반대이므로 옳지 않다.
상호 참조(Cross referencing)는 한 문서가 여러 분류 항목에 해당될 때 원본은 주요 폴더에만 보관하고, 다른 관련 폴더에는 상호 참조표(index, 포인터) 또는 링크를 배치하는 방식이다.
- 두 개 이상의 분류 항목에 해당될 때 사용한다는 것은 상호 참조의 기본 목적으로 타당하다.
- 문서 검색을 용이하게 한다는 것은 검색 편의성으로 타당하다.
- 문서를 복사하여 관계된 모든 폴더에 보관하는 것은 상호 참조의 대안적 방법으로 타당하다.
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