비서의 예약업무처리 방식으로 가장 적절하지 않은 것은? | [비서 2급 필기] 18년 2회차 기출문제 상세 페이지
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비서의 예약업무처리 방식으로 가장 적절하지 않은 것은?
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예약 담당자의 이름을 기억하고, 친절하게 인사를 건네며 사소한 도움에도 감사를 전하는 비서의 태도가 예약 업무를 수행하는 데 도움이 될 수 있다.
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예약을 진행하는 과정 가운데 변경 사항이 있거나 예약확약이 지체되는 경우 비서가 신속하게 대응 처리한 후, 최종결정사항만 상사에게 보고하는 것이 효율적이다.
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예약 이력 정보 목록을 수시로 업데이트하고, 예약이 완료되면 예약 내용을 구체적이고 상세하게 기록하여 문서 보고 시활용한다.
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상사가 외부 이동 중일 경우, 예약 상황을 문자 보고하여 상사가 추후 참고할 수 있도록 한다.
해설
비서의 예약업무에서 가장 부적절한 것은 변경 사항이나 지체된 사항을 비서가 독단적으로 처리한 후 최종결정만 보고하는 행동이다. 예약은 상사의 일정과 의사결정에 직접 영향을 미치는 업무로, 변경이나 지체 같은 중요 상황이 발생했을 때는 즉시 상사에게 일차 보고하고 지시를 받아 대응해야 한다.
이를 건너뛰고 최종결정만 전하면 상사가 상황을 파악하지 못해 예기치 못한 문제가 발생할 수 있다. 반면 다음은 모두 예약업무의 효율성과 신뢰성을 높이는 적절한 방식이다.
- 예약 담당자의 이름을 기억하고 감사를 전하는 관계 형성
- 예약 이력 목록 업데이트와 상세 기록 관리
- 외부 이동 중인 상사에게 문자로 하는 신속한 외부 보고
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