한국지사에 방문한 Ian Poulter가 회의실에서 잠시 자신의 업무수… | [비서 1급 필기] 13년 2회차 기출문제 상세 페이지
1[비서 1급 필기] 13년 2회차
한국지사에 방문한 Ian Poulter가 회의실에서 잠시 자신의 업무수행이 가능한지를 문의한다. 현재는 공실이나 1시간 후 인력관리실의 회의가 재개될 것이며 회의실에는 인력관리실의 회의자료가 책상 위에 놓여있고 화이트보드에는 회의내용이 기재되어 있다. 이에 대한 비서의 대응으로 가장 적절한 것은?
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인력관리실 소속 회의실 사용자들에게 이후 일정 재확인 및 타인이 잠시 공간이용이 가능한지를 문의해 본다.
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Ian이 회의탁자를 이용할 수 있도록 회의자료들을 임의 로 한 곳으로 정리해 둔다.
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Ian에게 방문 전 미리 예약하지 않았으므로 회의실 사용은 어려우나 필요하다면 현재 부재중인 상사의 집무실을 이용할 수 있도록 전달한다.
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이후 회의를 위해 화이트보드에 기재된 내용은 일단 깨끗이 지워놓도록 한다.
해설
회의실 사용 여부는 회의 사용자에게 먼저 확인하는 것이 가장 적절한 대응이다.
회의실은 곧 인력관리실 회의가 재개될 공간이고 자료와 기록이 남아 있으므로, 비서가 임의로 판단하지 않고 당사자의 양해를 구한 뒤 방문객에게 안내해야 한다.
- 회의자료를 한 곳으로 임의 정리: 다른 부서의 자료를 허락 없이 옮기면 자료가 섞이거나 내용이 노출될 수 있어 부적절하다.
- 예약이 없었다며 상사 집무실을 이용하게 안내: 상사가 없는 집무실에는 상사의 문서와 기밀이 있으므로 상사의 허락 없이 외부인에게 내줄 수 없다.
- 화이트보드 내용 삭제: 다른 부서가 회의에서 다시 써야 할 내용을 허락 없이 지우면 회의 진행에 지장을 준다.
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