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1[비서 1급 필기] 17년 1회차
다음은 비서들이 상사가 지시한 업무를 수행하거나 업무상 보고를 하면서 취한 행동을 설명한 것이다. 각 비서들이 취한 행동 중 효율 적인 보고를 위해 가장 바람직한 예시는 어느 것인가?
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고비서의 상사는 어제 미국으로 출장을 가셨다. 상사가 출국하시기 전에 시간을 가지고 천천히 생각해 보라고 주신 업무를 빠르게 해결한 고비서는 기쁜 마음에 시차를 체크하고는 바로 상사에게 전화로 보고 드렸다.
2
이비서는 상사가 급한 성격인 것을 잘 알고 있으므로, 구두 보고를 드릴 때는 결론부터 먼저 말하고 난 후에 관련된 경과나 이유, 소견 등을 말하려고 노력해 왔다.
3
장비서에게 모레까지 상사에게 보고해야 할 내용이 생겼다. 이를 잊지 않기 위해서, 장비서는 상사가 오찬을 마치고 들어오시자마자 신속히 보고 드렸다.
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안비서는 보고용으로 기안한 문서가 한 장이면 상사에게 드릴문서 한 장만을 들고 상사의 집무실로 가서 보고 드렸다. 혹시라도 관련 참고 자료들이나 보고문서 여러 장을 함께 들고 갔다가, 정리가 안 되어 보이거나 잘못된 문서를 드리는 실수를 미연에 방지하고자 하였다.
해설
가장 바람직한 보고는 결론부터 말하고 경과·이유·소견을 뒤에 말하는 구두 보고이다.
급한 성격의 상사에게는 결론을 먼저 전하고 뒷받침 내용을 덧붙이는 방식이 시간을 아끼고 요점을 전달한다.
- 천천히 생각해 보라고 한 급하지 않은 업무인데, 출장 중인 상사에게 바로 전화로 보고하는 것은 상사의 일정을 고려하지 않은 보고이다.
- 모레까지 보고하면 되는 내용을 오찬 직후 들어오자마자 보고하는 것은 상사의 상황과 보고 시점을 살피지 않은 것이다.
- 보고 문서만 한 장 들고 가면 상사가 참고 자료를 물을 때 답하기 어려우므로, 관련 자료를 정리해 함께 지참하는 것이 낫다.
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