상사 부재 시 전화응대에 대한 설명으로 적절하지 않은 것은? | [비서 1급 필기] 17년 2회차 기출문제 상세 페이지
1[비서 1급 필기] 17년 2회차
상사 부재 시 전화응대에 대한 설명으로 적절하지 않은 것은?
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상사의 부재 이유를 부정적으로 응답하지 않도록 한다.
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상사가 어디로 외출했는지 혹은 어디로 출장 갔는지 집요하게 묻는 경우에는 비서가 아는 한도에서 친절하게 설명해 드리는 것이 좋다.
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예의 바르게 응대하다 과잉 친절이 되어 기밀 정보를 알려주는 일이 없도록 주의한다. 예를 들면 어디에 계신지 자세히 말하는 것보다 “방금 자리를 비우셨습니다.” 또는 “외출 중이십니다.” 라고 한다.
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상사 부재 시에는 상사의 책상에 전화응대 메모를 갖다 놓는다. 그리고 상사가 들어오면 메모 내용을 간단하게 말씀드리고 메모를 보았는지 확인한다.
해설
상사 부재 시 전화응대로 적절하지 않은 것은 상사의 행선지를 집요하게 묻는 상대에게 아는 대로 자세히 설명하는 것입니다.
상사의 행선지와 일정은 기밀이 될 수 있으므로 상대가 집요하게 묻더라도 친절하되 자세한 내용은 알려 주지 않아야 합니다.
- 상사의 부재 이유를 부정적으로 답하지 않는다는 것은 상사의 이미지를 지키기 위한 올바른 응대입니다.
- 과잉 친절로 기밀 정보를 알려 주지 않도록 "외출 중이십니다."처럼 간단히 답한다는 설명은 올바른 응대입니다.
- 전화응대 메모를 상사의 책상에 놓고, 돌아오면 메모 내용을 말씀드린 뒤 보았는지 확인하는 것은 올바른 업무 처리입니다.
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