다음중 전자문서 관리를 가장 부적절하고 비효율적으로 처리한 비서는? | [비서 1급 필기] 19년 1회차 기출문제 상세 페이지
1[비서 1급 필기] 19년 1회차
다음중 전자문서 관리를 가장 부적절하고 비효율적으로 처리한 비서는?
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박비서는 ‘마케팅촉진전략회의_발표자료_20180920’으로 저장한 전자문서 파일명을 ‘발표자료’로 변경했다.
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김비서는 전자 문서를 분류해서 보관할 때 폴더 안에 하위폴더를 생성해 구분을 명확히 해서 저장했다.
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최비서는 업무가 진행 중인 전자 문서의 경우 문서의 진행처리 단계에 따라서 문서의 파일명을 변경하거나 변경된 폴더로 이동시켜서 정리, 보관하였다.
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고비서는 장기 보존할 전자문서를 PDF/A 형식으로 저장하였다.
해설
가장 부적절하고 비효율적인 처리는 파일명을 '발표자료'로 줄여 바꾼 것이다.
기존 파일명에는 회의명과 날짜가 들어 있어 구분이 쉬운데, 단순한 이름으로 바꾸면 다른 발표자료와 구별되지 않아 찾기 어렵다.
- 폴더 안에 하위폴더를 만들어 구분을 명확히 한 것은 효율적인 분류이다.
- 진행 단계에 따라 파일명을 바꾸거나 폴더를 옮겨 정리한 것은 진행 상황을 파악하기 쉽게 하는 방법이다.
- 장기 보존용 전자문서를 PDF/A 형식으로 저장한 것은 장기 보존에 맞는 방법이다.
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