비서를 통하지 않고 주요 인사가 직접 전화를 하여 상사와 통화를 원한다… | [비서 1급 필기] 19년 1회차 기출문제 상세 페이지
1[비서 1급 필기] 19년 1회차
비서를 통하지 않고 주요 인사가 직접 전화를 하여 상사와 통화를 원한다. 상사는 현재 통화 중이라고 말씀드리자 기다리겠다고 한다. 이 때 비서의 업무 수행으로 가장 적절한 것은?
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주요 인사가 기다리는 것은 예의에 어긋나므로 상사가 통화를 마치는대로 바로 전화를 드리겠다고 말씀드리고 전화번호를 받아 둔다.
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상대방이 기다리는 동안 상대방과 관련된 최근 소식, 예를들어 최근 신문 인터뷰 기사 잘 보았다 등을 언급하며 상대방에 대한 관심을 표현해도 좋다.
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상사의 통화가 길어져서 상대방이 계속 기다려야 할 경우 전화를 건 상대방에게 상황을 말씀드리고 계속 대기할지 여부를 다시 확인한다.
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통화 중인 상사의 집무실로 즉시 들어가서 말씀드리고 통화하실 수 있도록 한다.
해설
상사의 통화가 길어지면 상대에게 상황을 알리고 계속 기다릴지 다시 확인하는 것이 가장 적절하다.
상대가 기다리겠다고 한 의사를 존중하되, 대기가 길어질 때는 기다릴지 다시 연락받을지 선택권을 다시 드리는 것이 전화 응대 예절이다.
- 기다리겠다는 상대에게 예의를 이유로 전화를 끊고 번호만 받아 두는 것은 상대가 밝힌 의사에 맞지 않는다.
- 대기 중인 주요 인사에게 비서가 사적인 화제를 꺼내 대화를 이어 가는 것은 간결해야 할 업무 통화 응대에 맞지 않는다.
- 통화 중인 집무실에 바로 들어가 말로 알리면 상사의 통화를 방해하므로, 알릴 필요가 있으면 메모로 전달한다.
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