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1[비서 1급 필기] 19년 2회차
다음은 비서의 전화응대 사례이다. 다음의 사례 중 비서의 응대로 가장 적절한 것은?
1
사장 비서인 엄비서는 상사가 자녀의 졸업식에 참석 후 출근하는 상황에서 가나유통 한전무가 전화하여 상사를 찾자 “사장님은 오늘 외부일정으로 오후 1시쯤 사무실에 도착하실 예정입니다.”라고 하였다.
2
사장 비서인 박비서는 회장이 전화하여 상사와 통화를 원하자 통화 연결 전 “회장님, 어떤 용건으로 전화 하셨다고 전해 드릴까요?”라고 공손하게 여쭈어보았다.
3
사장 비서인 고비서는 전화를 받고 자신이 잘 모르는 이름이었지만 상대방이 상사와 친한 사이라고 이야기하자 미처 몰랐다고 사죄드린 후 바로 상사에게 연결해 드렸다.
4
사장 비서인 최비서는 총무팀으로 연결될 전화가 비서실로 잘못 연결되자 “연결에 착오가 있었나봅니다. 제가 연결해 드리겠습니다.”라고 한 후 전화를 연결했다.
해설
상사의 사적인 사정은 밝히지 않고 외부일정과 도착 예정 시각만 알리는 응대가 가장 적절하다.
자녀 졸업식 참석은 상사의 사적인 일이므로 구체적 사유 대신 외부일정이라고만 말하고, 상대가 다시 연락할 때를 판단할 수 있게 도착 시각은 알려 준다. 비밀 유지와 업무 협조를 함께 지킨 응대이다.
- 상사보다 윗사람인 회장이 통화를 원하면 용건을 묻지 않고 바로 연결하는 것이 예의이므로, 회장에게 용건을 여쭙는 응대는 부적절하다.
- 잘 모르는 이름이면 상대가 친한 사이라고 하더라도 소속과 용건을 확인하고 상사의 의사를 물은 뒤 연결해야 하므로, 곧바로 연결한 응대는 부적절하다.
- 잘못 연결된 전화에 '착오가 있었나봅니다'라고 추측하듯 말하는 것은 사과가 빠진 응대이다. 정중히 사과하고 해당 부서로 연결해야 한다.
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