김 비서는 태평양지역 본부장의 비서로 근무하고 있다. 매월 말에 각 지… | [비서 1급 필기] 20년 1회차 기출문제 상세 페이지
1[비서 1급 필기] 20년 1회차
김 비서는 태평양지역 본부장의 비서로 근무하고 있다. 매월 말에 각 지역 본부장의 월별 일정을 본사에 보고해야 하므로 일정관리 소프트웨어인 아웃룩(Outlook)을 이용하려고 한다. 다음 중 비서의 행동으로 가장 부적절한 것은?
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상사가 아웃룩에 익숙하지 않다면 비서가 작성한 아웃룩 상의 일정을 상사가 원하는 때에 살펴볼 수 있도록 '캘린더 공유하기(Share Calendar)' 기능부터 설명해 드린다.
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'캘린더 공유하기' 기능에서 비서가 상사의 일정을 볼 수 있도록 설정하면 편리하다.
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상사가 '캘린더 공유하기'를 승낙하면 관련된 사람들과도 공유하여 상사의 일정을 열람, 수정 가능하도록 설정한다.
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아웃룩으로 일정을 작성해서 비서의 업무용 핸드폰과도 연결하여 수시 확인이 되도록 한다.
해설
가장 부적절한 것은 상사의 일정을 관련된 사람들과 열람·수정 가능하게 공유하는 행동이다.
상사의 일정은 보안이 필요한 정보이므로 공유 범위와 권한은 상사가 정해야 하며, 비서가 임의로 확대하거나 수정 권한을 주어서는 안 된다.
- 아웃룩에 익숙하지 않은 상사에게 캘린더 공유 기능부터 설명해 필요할 때 일정을 보게 하는 것은 적절하다.
- 비서가 상사의 일정을 볼 수 있도록 공유 설정을 하는 것은 일정 관리에 편리한 방법이다.
- 일정을 업무용 핸드폰과 연결해 수시로 확인하는 것은 일정 관리를 돕는 적절한 방법이다.
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