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1[비서 1급 필기] 20년 2회차
상공기획(주) 이영준 대표이사는 중요한 업무 파트너인 서준희 회장님과 중식당에서 오찬을 마친 후 회사 회의실에서 1시간 정도 실무진 임원과 함께 미팅 예정이다. 김미소 비서가 내방객을 맞이하기 위한 준비 업무로 가장 적절치 않은 것은?
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김비서는 상사의 회사 도착시각을 예측하기 위해 기사에게 사전에 오찬장소에서 출발할 때 연락을 하도록 부탁한다.
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김비서는 서준희 회장의 내방객 카드를 찾아 평소 즐기는 차의 종류를 미리 확인하여 준비한다.
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김비서는 상사와 서준희 회장이 회의실에 도착하기 전에 회의에 동석하기로 되어 있는 홍보 담당 전무에게 연락하여 회의실에 미리 와 있도록 한다.
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회의자료는 회의 참석자에게 며칠 전에 이메일로 전송하였으므로 참석자에게 상사와 서준희 회장이 회의실에 도착하기 직전에 자료 확인 문자를 넣도록 한다.
해설
내방객 맞이 준비로 가장 적절하지 않은 것은 회의 직전에 자료 확인 문자를 보내는 것이다.
자료를 이미 보냈다면 참석자가 미리 검토할 시간을 갖도록 여유 있게 확인해야 하며, 도착 직전에 확인하면 소용이 없다.
- 기사에게 출발 시 연락을 부탁하는 것은 도착 시각을 예측해 맞이를 준비하는 좋은 방법이다.
- 내방객 카드로 손님의 기호를 미리 확인해 차를 준비하는 것은 비서의 기본 업무이다.
- 동석할 임원에게 미리 연락해 회의실에 와 있게 하는 것은 손님을 기다리게 하지 않는 준비이다.
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