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발신연월일은 문서 상단의 오른쪽에 표시하고 년, 월, 일을 생략할 경우 마침표(.)로 구분한다.
수신자명에는 문서를 받아볼 상대방으로 직위와 성명을 표시한다.
본문은 발신자명, 제목, 주문, 추신 등으로 구성된다.
문서 번호는 다른 문서와 구별되는 표시로 문서의 왼쪽 상단에 표시한다.
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