[비서 3급 필기] 13년 1회차 기출문제 해설 페이지

사내 회의에서 동문선배의 제안내용에 “○○형이 제안하신 내용은 고객관점에서 적절한 내용 같습니다.”라고 말했다.

부장님의 아들이 경연대회에서 입상한 소식을 듣고는 “자녀분이 수상을 하여 기분 좋으시겠어요.”라고 인사를 건넸다.

여자 과장님이 부재중 받은 전화메모를 건네며 “남편 분께서 10분 전에 전화하셨습니다.”라며 말했다.

작성자와 작성일자가 표기된 상사 신상 카드를 주기적으로 점검하고 보완하도록 한다.

상사의 조직 내 위치와 역할을 이해하기 위해 조직도 및 선임비서의 정보를 활용한다.

인터넷 및 인물자료 검색을 활용하여 상사의 조직 외 위치 및 활동을 파악하도록 한다.

회의 자료 준비 시 자원의 경제적 활용을 고려하여 이면지를 활용한다.

회의 종료 후 사용된 메모들은 바로 폐기처분하여 기밀유지를 이행하도록 한다.

일단 회의가 시작된 후 비서는 밀린 외부업무를 처리하여 시간 효율성을 높인다.

상사의 업무 계획에 따라 비서의 업무 계획을 조정한다.

가장 능률적인 시간에 가장 복잡하고 어려운 업무를 처리한다.

업무의 우선순위를 정하여 즉시 마쳐야 하는 업무, 오늘 중으로 마쳐야 하는 업무, 여유 있게 처리할 수 있는 업무 등으로 처리한다.

대단위 계획에서 소단위 계획으로 상세화 한다.

주간 일정표는 금요일까지, 일일 일정표는 전일 퇴근 시간전까지 상사의 확인을 받는다.

일정의 변동을 최소한으로 줄이기 위해 적절한 시간적여유를 두도록 한다.

대중교통을 이용하여 퇴근 중 사무실로부터 거래처 정보를 묻는 전화를 받아 담당자 이름과 소속 등의 정보를알려 주었다.

상사로부터 기밀문서를 출력 요청받고 공용 프린터를 이용해 출력 실행 중 급한 전화를 받고 대응하다 보니 출력물 수거에 30분 정도 소요가 되었다.

이미 사용된 회의 자료 용지를 이면지로 활용하며 복사지를 절약하고 있다.

업무 처리 방식이 비슷한 업무는 동시에 처리하도록 한다.

E-mail은 답변을 해 줄 수 있을 때 메일 박스를 체크하도록 한다.

정기적으로 책상서랍을 정돈하고 자주 사용하는 비품은 손닿기 쉬운 곳에 보관한다.

먼저 퇴근을 할 때에는 “수고 하셨습니다.”라고 밝게 인사를 하고 퇴근한다.

비서는 가급적 사내 모임의 적극적인 참가를 지양한다.

상사로부터 꾸중을 듣게 된 경우, 적극적인 변명을 통해 상사와의 신뢰를 회복해야 한다.

업무에 자신감을 가질 수 있도록 전문비서교육과정을 수 강한다.

스트레스 관리를 위해 규칙적으로 아침에 조깅을 하고 출근을 한다.

업무에 어려움이 있을 때 선배의 조언을 듣는다.

면담(面談) - 오후(午後)

영업(營業) - 면담(面談)

자료(資料) - 오후(午後)

“저희가 일부러 그런 것도 아닌데 그건 고객님께서 잘못생각하신 것입니다.”

“저희 쪽 업무와는 관련이 없는데 이쪽으로 전화하시면 안 됩니다.”

“네, 알겠습니다. 일단 사장님과 연결해드리겠습니다.”

식사여부를 확인해 정확한 인원을 준비 측에 다시 알려준다.

등록부에 사인을 받는다.

가나다순으로 정리된 참석자 명찰을 찾아 본인에게 전달한다.

사장님이 먼저 연결된 상태에서 전무와 연결한다.

동시에 연결할 수 있도록 한다.

사장님께 전화번호를 드리고 전화할 수 있도록 한다.

(ㄴ) - (ㄹ)

(ㄱ) - (ㄷ)

(ㄷ) - (ㄹ)

타인으로부터 업무에 관련한 비판을 받은 경우 긍정적으로 생각하고 발전할 수 있는 방향으로 노력한다.

상사가 도를 벗어나 개인적인 일을 부탁하는 경우는 공사를 분명히 하여 정중히 거절한다.

어렵고 복잡한 일이 한꺼번에 몰릴 경우에는 우선순위를 확인하여 차근히 일을 진행하고 효율적으로 시간 관리를 한다.

신용카드 매출전표를 보관해 두었다가 카드회사 명세서의 내역과 대조 및 확인하도록 한다.

소액 현금을 관리하기 위하여 금전 출납부에 기입하고 증빙서류는 파일링하여 보관하도록 한다.

해외 출장 시 신용카드의 해외사용 한도액을 미리 확인하여 사용에 불편이 없도록 한다.

가볍게 인사하고 두 손으로 받되, 손가락으로 명함의 내용을 가리지 않도록 한다.

방문객의 회사명, 성명, 직책을 읽어 확인한다.

방문객의 경우 방문한 사람이 먼저 명함을 준다.

만날 사람의 이름

일시

일정주제

상사 출장 중 사내 타부서에서 상사의 구체적 일정을 알려달라는 요청에 상사의 일정표를 전달해 주었다.

해외 출장 일정이 다소 길어 그동안 사용하지 못하였던 휴가를 일부 사용하였다.

상사에게 온 우편물과 전화메모는 일단 상사의 출장 직후 일시에 보고 드리려 한다.

내방객이 기다리시는 동안 무료하지 않도록 신문이나 시사 잡지 등을 권하고 차를 대접한다.

내방객이 비서실에서 대기 중일 경우, 화면 보호기를 작동시킨다.

기다리시는 내방객과 대화중에 전화벨이 울리면, 손님에 게 양해를 구하고 전화를 받는다.

Should I come back later?

No, not at all.

Shall I come back tomorrow?

plane

baggage

conference

May I take your message?

This is Tom Jones ABC Software.

Just a moment, please.

open an account

reserve a plane ticket

apply for a visa

have

take

say

What do you want to have?

How do you like your coffee?

Do you drink coffee so often?

전화 기다리겠습니다.

안부 전화 드렸습니다.

전화했다고 전해 주세요.

8/19/2012

2012/8/19

19 August, 2012

taking

expecting

coming

marketing department

secretarial department

R&D department

I didn't recognize his voice.

I understand why he is calling.

Can you forward the message?

The arrival time of AP 318 at Bangkok is 11:40 p.m.

AP 307 leaves Taipei at 5:20 p.m.

AP 304 gets to Seoul at 12:50 p.m.

Mr. John Blake는 Diners Plus 지사 주소를 알고 싶어한다.

Mr. Peter Ranger는 Diners Plus에서 일하고 있다.

Diners plus는 Colorado에 위치해 있다.

Would you please have a seat and wait a moment.

Mr. Lee is expecting you.

What's the matter with you?

발신인은 Kimberly이다.

Meeting 날짜는 2013년 5월 25일이다.

수신인은 Mr. Henderson이다.

ⓑ

ⓒ

ⓓ

Ms. Thomson이 회의 중이므로

Ms. Thomson이 전화통화 중이므로

promotion이 취소되었기 때문에

What time will you be available?

When do you expect you are able to meet him?

What time suits you best?

phone directory

extension number

long-distance call

본사에서 지사장에게 온 협조문

고객이 지사장에게 보낸 주문서

협력업체에서 지사장에게 보낸 단가변동 안내문

VDT 증후군을 예방하기 위해 모니터를 너무 오래 사용하지 않는다.

기계를 놓은 책상 바로 밑에는 음의 공명작용을 막기 위해 서랍을 설치하지 않는다.

업무의 흐름이 직선이 되도록 고안하고 전체의 길이를 최단으로 하게끔 노력한다.

김비서는 중요한 서류나 메모의 원본이나 사본을 쓰레기통에 함부로 버리지 않고, 문서세단기를 이용하여 파기한 후 버린다.

최비서는 서류 취급 시 회사에서 정한 기밀 등급에 따라 규정대로 유의하여 다룬다.

임비서는 보낸 사람이 불분명한 이메일은 열어보지 않는다.

이비서는 신문의 이름을 기준으로 스크랩한다.

김비서는 게재란을 기준으로 스크랩한다.

안비서는 신문지에 게재된 기사의 크기를 기준으로 스크랩한다.

디코더

와이브로

엠펙

Forward

BCC

Filtering

엑셀 - 로터스 - 훈민시트

파워포인트 - 프리랜서

드림위버 - 나모 - 프론트페이지

CD-ROM

CD-RW

DVD-ROM

복사물 제출 시 백지가 끼어있지 않은지, 페이지가 순서대로 되었는지 확인한다.

복사기 사용 후 마지막 장을 복사하고 원본을 두고 나오지 않도록 한다.

비밀유지가 필요한 문서는 가급적 팩시밀리로 보내지 않는다.

외부에서 도착된 우편물은 담당 부서에서 일괄적으로 접수한 후 배부한다.

접수된 우편물 중 중요한 문서는 문서 접수 대장에 등록한 후 관련 부서에 신속하게 배부한다.

우편물 배부 시 분실 등의 사고가 발생하지 않게 각별히 주의한다.

(가) - (다) - (마)

(다) - (라)

(나) - (라) - (마)

WWW(World Wide Web)

HTML(HyperText Markup Language)

HTTP(HyperText Transfer Protocol)

상사의 관심분야인 골프, 와인에 대한 정보를 수집한다.

신문, 주간지 등에서 얻은 여러 정보를 모아 일목요연하게 정리한다.

내용에 대한 간단한 요약을 적거나 중요부분을 형광펜으로 표시한다.

(가)

(가), (나)

(가), (나), (다), (라)

문장은 가급적 짧고 간결하게 쓴다.

수식어를 받는 구절을 빠뜨리지 않는다.

가급적 쉽고 이해하기 쉬운 용어를 쓴다.

북한 어선은 12일 14회 월선(越線)한 것을 시작으로 이후 여러 차례 NLL을 침범했다.

북한 어선이 남하할 때마다 북측 해안포 포구가 열렸다.

백령도, 대청도, 소청도는 남한영해에 속한다.

이번 주 서울 전세 값은 전주보다 전반적으로 상승했다.

도봉, 동작, 광진, 중랑은 전세 값 상승률이 상대적으로 높은 편이다.

마포, 송파 지역은 상승률이 다른 구보다 낮은 편이다.

▲은 서울방향으로 가는 상행선 휴게소에서 점검함을 의미한다.

▼, ▲은 하행과 상행에서 모두 자동차 무상점검을 실시한다는 의미이다.

위 목록의 경부와 호남고속도로 휴게소에서 자동차 무상점검을 실시한다.

규격 우편물과 규격 외 우편물의 요금체계는 상이하다.

중량이 동일한 경우의 우편요금은 일반우편 < 보통등기 < 익일특급 순이다.

모든 소포는 무게와 거리에 따라 요금이 달라진다.

외부손님이 많은 담당자는 사무실 입구에 배치한다.

비서의 책상은 입구에서 잘 보이는 위치에 배치한다.

컴퓨터 모니터 내용이 외부에서 직접 보이지 않도록 한다.