[비서 2급 필기] 13년 1회차 기출문제 해설 페이지

“오늘 오후 3시 회의 참석대상자는 팀장님 포함 모두 5명 맞지요?”

“팀장님, 영업팀에는 이대리가 2명이 있는데 회의 참석자는 이철구 대리와 이호섭 대리 중 누구인지요?”

“현재 김과장께서는 외부 회의 참석 중이시라 3시까지 사무실로 들어오기가 어려울 것 같습니다.”

거래처의 사장 비서에게 전화가 왔는데 통화 중 전화가 끊어져 발신자인 거래처 비서가 전화를 다시 걸었다.

거래처에서 온 전화 용건을 받은 비서는 제대로 이해하였는지를 확인하고자 복창을 하였다.

전화통화 시 내용과 관련된 자료를 미리 준비하여 확인하며 통화하도록 한다.

상사의 프로필과 신간서적의 내용을 요약하여 신문사에 팩스 전송 및 기사화를 요청한다.

신간서적을 출간하는 출판사의 홍보 담당자와의 유기적 협의를 통하여 전문가의 조언을 참고하여 진행한다.

회사 홈페이지의 게시판을 통하여 임직원들에게 알리고 공유한다.

거래처에 임원과의 면담으로 외근 중이신 상사에게 급한 보고사항이 있어 거래처 비서에게 연락하여 메모를 남기었다.

오찬약속으로 외부에 계신 상사에게 급하게 보고할 내용이 있어 이동 중인 시간에 휴대전화로 보고 드렸다.

한 달 뒤에 개최될 협력사 초청 워크샵의 진행상황은 중간보고를 통해서 경과를 보고하였다.

상사의 신용카드 매출전표는 청구서가 오더라도 일정기간 폐기하지 않고 보관한다.

매달 정기적으로 지출되는 돈은 자동이체를 신청한다.

상사의 통장과 도장은 기밀장소에 보관하고, 현금은 필요할 때마다 찾았다.

초대를 받았을 때, 감사하다는 표현과 함께 자신이 준비하거나 도와줄 것이 없는지 물어보았다.

대표이사 댁에 약 5분∼10분 전에 도착하였다.

식사를 하는 동안 대표이사 부부의 관심사를 살펴 공통화제로 대화를 계속하였다.

대도시에는 공항이 2개 이상인 경우가 있으므로 갈아타는 경우 동일한 공항에서 갈아탈 수 있는 비행기를 예약하도록 한다.

회사의 여비규정을 확인하여 상사의 직급에 맞는 교통수단과 등급으로 예약한다.

예약 시 항공일정을 재확인하여 예약 받는 사람, 전화번호, 예약번호를 받아놓았다.

일정을 보고하러 들어갈 때에는 일정표만 가지고 들어가고, 혹시 메모할 사항이 생기면 상사 책상 위의 메모지를 활용하도록 한다.

회사 기념품의 종류를 어떤 것으로 할지는 비서가 적당한 것으로 고르면 되므로, 다시 확인하지 않아도 된다.

“다음 달 중순 언제로 비행기 스케줄을 알아볼까요?”라고 궁금한 점이 있는 경우 지시 도중 질문을 한다.

상사 출근 전에 당일 신문의 주요 기사를 미리 보실 수 있도록 스크랩을 해서 책상 위에 올려둔다.

상사가 비서의 잘못으로 오해하여 화를 낸 경우, 그 자리에서 상황을 자세하게 설명하여 바로 오해를 풀도록한다.

위의 지시사항에 대한 보고를 할 때는 경과나 이유를 자세하게 설명한 후 결론 또는 결과를 말한다.

(가) - (나) - (다) - (라) - (마)

(마) - (가) - (나) - (다) - (라)

(다) - (가) - (나) - (라) - (마)

자동응답기에 내일 오전 약속을 변경하고자 한다는 메시지와 함께 죄송하다는 메시지를 남기고 끊었다.

Mr. Chris Kim의 휴대전화로 문자 메시지를 보냈다.

자동응답기에 약속 변경에 관한 메시지를 남기고, 메시지를 들은 후 전화해 줄 것을 요청하는 메시지를 함께 남겼다.

정형화되어 있는 일이 대부분이므로 순간적인 판단이나 융통성을 발휘하는 것 보다는 궤도에서 벗어나지 않게 일처리를 하는 것이 더 중요하다.

업무를 처리하는 데에는 우리의 문화나 규범을 따라서 그에 맞는 업무기준을 세우도록 한다.

상사에 대한 충성심이 회사 조직 규율 순응보다 우선 시되어야 한다.

총무과장에게 상사의 업무지시를 전달하기 위하여 “이 서류를 지금 바로 만들어 주세요. 사장님이 급하신 모양입니다.”라며 총무과장에게 업무이행요청을 하였다.

사내 다양한 인맥을 유지하기 위하여 타부서 사람들과 친해진 뒤 상사와의 관계발전을 위해 타부서 사람들에게 자주 조언을 구하게 되었다.

동료 비서가 매우 바빠 보이지만 상사의 업무지시를 대기하여야 하므로 선뜻 업무지원에 나서서는 안 된다.

전무와 상무의 중요도와 긴급도가 다를 수 있으므로 우선순위를 물어보도록 한다.

업무가 많을 경우, 긴급하지만 중요도가 떨어지는 업무는 동료에게 도움을 요청한다.

상사의 업무 계획에 따라 비서의 업무 계획을 조정한다.

참석자의 출결사항과 결석 시 대리자 성명

회의 일시, 장소

발언자 성명 및 발언 내용

고객사를 배려하여 최대한 빨리 목요일 오후로 면담을 잡는다.

상사가 출장 중이므로 즉시 연락을 취해 일정을 잡는다.

상사가 출장 중이므로 비서가 재량으로 일정을 잡는다.

㉠ 발인(發靷)

㉡ 경제인협회(經濟人協會)

㉢ 부의금(賻儀金)

기업의 과업환경은 기업경영활동으로 인해 직·간접적 이득이나 손해를 보는 이해관계자들로 분류된다.

상황의 변화에 따라 기업 일반환경의 일부가 과업환경으로 변화하기도 한다.

환경은 기업에게 사업의 기회를 제공해주는 한편 기업활동에 위협이 되기도 한다.

글로벌 기업의 목표는 단순한 이윤 극대화를 넘어서 시장의 확대 및 유지에 있다.

국내기업이 국제기업 또는 다국적 기업으로 발전하며 글로벌 경제화가 진전됨에 따라 글로벌 기업이 등장하게 된다.

최근 많은 기업이 전세계 시장에 대응하기 위한 표준화된 제도 및 마케팅 방법을 사용하는 글로벌 전략을 채택하고 있다.

창업준비단계 - 계획의 실현가능성

사업개시단계 - 창업자의 능력 부족

후기 성장단계 - 조직구조 확대에 따른 여러 가지 문제

하우스의 경로 - 목표이론

브룸의 기대이론

맥클리랜드의 성취동기이론

유동성 비율 - 채무자의 단기 지급능력

활동성 비율 - 기업 자산의 물리적 이용도

수익성 비율 - 기업의 수익창출 능력

국유화

계열화

국영화

M&A는 외부경영자원 활용의 한 방법으로 기업의 인수와 합병을 의미한다.

수평적 합병은 동일 산업에서 생산활동 단계가 비슷한 기업 간에 이루어지는 경우를 말하며 시장점유율을 높이거나 판매력 강화 또는 생산 및 판매를 일원화하기 위해 이루어지는 것이다.

수직적 합병은 한 기업의 생산과정이나 판매경로 상에서 이전 또는 이후의 단계에 있는 기업을 인수하는 것으로 주로 일관된 생산체제 또는 종합화 등을 목적으로 할 때 나타난다.

고충처리제도

제안제도

상담제도

거래처리시스템(TPS : transaction processing system): 거래 처리를 통해 발생되는 데이터를 획득하고 저장

경영정보시스템(MIS : management informatio nsystem) : 경영관리에 필요한 정보를 제공

중역정보시스템(EIS : executive information system): 최고경영자의 전략기획 업무를 지원

기업은 경영활동에 관련된 의사결정이 특정 개인이나 사회 전반에 미칠 수 있는 영향을 고려해야 하는 의무가 있는데, 이를 기업의 사회적 책임이라고 한다.

기업이 사회적 책임을 이행하면 사회 또는 고객으로부터 두터운 신뢰와 좋은 평판을 얻게 되어 매출에 긍정적으로 작용할 수 있는 이점이 있다.

기업의 사회적 책임에는 기업의 유지 및 발전에 대한 책임, 환경에 대한 책임, 공정경쟁의 책임, 지역사회에 대한 책임 등이 포함된다.

애그플레이션 - 농산물 가격이 상승함에 따라 물가가 상승하는 현상

스태그플레이션 - 경기가 침체되어 수요가 감소함에도 오히려 물가가 상승하는 현상

비용인플레이션 - 원자재 가격이나 임금이 상승하여 물가가 상승하는 현상

B2B(business to business)

B2C(business to consumer)

G2C(government to consumer)

경영자의 훈련과 개발에 효과적이며, 위험의 분산에 효과적인 조직구조이다.

사업부제조직은 독립채산성을 높일 수 있다.

사업부제조직의 단점은 사업활동에 따른 자원과 부서가 중복됨에 따라 운영비용이 증대된다는 점이다.

가산금리

CD금리

금리스왑

중심화 경향을 해소하기 위해 강제할당법과 서열법을 활용할 수 있다.

시간적 오류는 평가센터를 상시 운용함으로써 피할 수 있다.

대비오류는 고과자가 자신이 지닌 특성과 비교하여 피고 과자를 평가하는 경향이다.

Stars

Question Marks

Dogs

진입장벽이 낮은 경우

신규대체재의 출현 가능성이 높은 경우

시장 점유율이 비슷한 경우

합명회사는 각 사원이 회사의 채무에 대해 연대하여 책임을 진다는 점에서 대외신용력이 높다는 장점이 있다.

유한회사는 소수의 사원과 소수의 자본으로 운영되므로 중소규모의 기업경영에 주로 이용된다.

합자회사는 합명회사에 비해 자본조달이 용이한 장점이 있으나 지분양도가 어려워 대기업으로 성장하는데 한계가 있다.

TQM은 품질을 생산라인에만 관련되는 개념으로 파악하던 기존의 개념에서 벗어나, 모든 사람의 모든 업무에 적용되어 제품생산뿐만 아니라 관리업무나 서비스 등에 적용되는 개념으로 '고객의 욕구와 합리적인 기대를 충족시켜 주는 활동'이다.

TQM은 고객지향, 지속적 개선, 종업원 참여를 강조하는 개념이다.

TQM은 품질개선을 위한 단순한 기법 차원을 넘어 기업전체의 경쟁력을 향상시키기 위한 철학이라 할 수 있다.

경영은 연속성과 순환성을 갖는 프로세스이다.

경영은 서로 다른 사람들이 조직 내에서 공동의 목적 달성을 위해 하는 활동들을 포함한다.

경영은 환경변화를 예측하고 적응해 가는 활동들을 포함한다.

May I ask who is calling?

What can I do for you?

Can I tell him why you're calling?

visit

cancel

handle

sales clerk – someone who sells things in a shop

customer – a person who buys goods or services from a shop

producer – a person or company that makes or grows goods, foods or materials

ⓒ → ⓑ → ⓔ → ⓓ → ⓐ

ⓒ → ⓓ → ⓑ → ⓔ → ⓐ

ⓒ → ⓓ → ⓔ → ⓑ → ⓐ

she's talking on another line

she's not her desk

she's in a meeting

The conference is a part of the training planned.

The training for all employees in the overseas companies will begin in May.

The appointment with Stephanie Cohen should be changed.

I'll give her the message.

Let me check if she is available at the moment.

No, go straight down the hallway and turn to the right.

The Fairmont Hotel
867 Mason Street
Mr. Jack O'Brian, Director
San Francisco, California 906412

Mr. Jack O'Brian, Director
867 Mason Street
The Fairmont Hotel
San Francisco, California 906412

San Francisco, California 906412
The Fairmont Hotel

867 Mason Street
Mr. Jack O'Brian, Director

You're welcome.

Don't mention it

It's my pleasure.

Meeting agenda.

Following the direction.

The venue of the meeting.

Mr. Adams didn't make an appointment in advance.

Mr. Adams was late for the meeting with Ms. Garner.

Ms. Garner forgot the appointment with Mr. Adams.

The boss is going to visit Ms. Clinton's office at 3.

The boss will have lunch together with chairman at 1.

The boss has a meeting with managers every morning.

To make a call.

To leave a message.

To request the information.

A meeting has been scheduled on July 8.

A projector is needed for the meeting.

Write an e-mail in response to the voice message.

He's not in today.

Let me put you through to Mr. Strong.

I'll make sure Mr. Strong receives your message.

Sam does all the bookkeeping for our business.

The towels we found on sales were a bargain.

Mark is a buyer for a large clothing retailer.

CC

August 25, 2012

PS

He is going to meet with Mr. J. M. Park to discuss on sales strategy together.

He is going to meet Mr. P. Choi to discuss on product quality and other concerns.

He is going to check out the hotel to leave for London.

cc, carbon copy

enc, enclosure

attn, attention

IT department

Marketing department

R&D department

상사에게 전달할 우편물은 공적인 것과 사적인 것으로 분류한다.

청구서, 견적서 등 숫자나 금액이 기입되어 있는 것은 계산 착오나 기입 누락이 없는 가를 검토한 후 제출한다.

상사 부재 시 문서나 우편물은 폴더나 큰 봉투 속에 넣어 책상 위에 놓아둔다.

시간과 장소는 별도로 '다음'란을 마련해서 적고, 장소의 위치, 교통, 약도, 주차장 유무 등에 대해서도 기록한다.

날짜를 표시할 때에는 가급적이면 요일도 함께 표기하고, 시간은 오전 오후를 구별하여 기입하는 것이 좋다.

행사가 끝난 후에 모든 참가자를 대상으로 리셉션이 있을 예정이라서 이점에 대해서도 명확하게 기재한다.

POP3란 메일 서버에 도착한 메일을 사용자 컴퓨터로 가져올 수 있도록 메일 서버에서 제공하는 프로토콜이다.

IMAP란 편지의 헤더 부분만 다운로드하여 본문 내용을 서버에 보관하는 전자우편 수신담당 프로토콜이다.

MIME란 웹 브라우저가 지원하지 않는 각종 멀티미디어파일의 내용을 확인하고 실행시켜 주는 프로토콜이다.

피싱(Phishing)

디도스 공격(DDoS)

스파이웨어(Spyware)

코스피는 1.26 포인트 하락하였습니다.

달러 환율은 1달러에 1,134원입니다.

유로 환율은 1유로에 1,421.70원입니다.

전자관인

전자문자

전자이미지서명

오비서는 평소 자주 사용하는 워드프로세서 프로그램을 이용하여 초청장 초안을 작성하였다.

오비서는 각각의 초청장에 초청대상자의 소속회사, 직위, 이름을 기입하기 위해 메일머지 기능을 사용하였다.

초청장에 사용된 데이터는 상사의 주변 지인들을 정리하여 기록해 둔 데이터베이스 파일을 불러와 사용하였다.

문서작성 → 인쇄 → 보존 → 보관 → 선별 → 활용 → 폐기

문서작성 → 인쇄 → 보존 → 활용 → 보관 → 선별 → 폐기

문서작성 → 인쇄 → 보관 → 보존 → 활용 → 선별 → 폐기

엑스트라넷

원격 접속

그룹웨어

전략정보 시스템

거래처리 시스템

정보보고 시스템

참조 - 스팸 처리 - 회신

참조 - 반송 - 전달

비밀 참조 - 스팸 처리 - 회신

(가)

(나)

(라)

필요한 때에 필요한 문서를 신속하고 용이하게 찾게 한다.

문서관리에 드는 비용을 절감하게 된다.

정보의 가치가 없어진 문서처리로 인해 사무환경이 개선된다.

월드와이드웹 서비스

위키 서비스

LAN 서비스

전략정보 시스템

의사결정 지원 시스템

인공신경망 시스템

소셜네트워크서비스

빅데이터

소셜커머스

숫자는 도표보다 그래프화하는 것이 효율적이다.

프리젠테이션을 성공하기 위해서는 청중 분석이 중요하다.

수신자가 같은 분야의 전문인이 아닌 경우에는 쉽게 풀어서 설명한다.

전자 출판을 이용하여 간단한 인쇄물들을 컴퓨터, 고성능 레이저 프린터, 스캐너 등을 사용하여 자체 제작하였다.

기존의 화이트보드에 데이터의 저장, 관리, 공유기능을 가능하게 하는 디지털 회의도구인 전자칠판을 사용하였다.

PDA와 휴대전화의 장점을 결합한 스마트폰을 이용하여 일정관리 애플리케이션을 사용하였다.

private

confidential

personal

서울의 주택 매매값은 신도시와 수도권에 비해서 변동률이 크다.

서울, 신도시, 수도권의 주택 매매값은 전반적으로 하락세이다.

신도시는 서울에 비해서 주택 전셋값의 변동이 적은 편이다.