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1[컨벤션기획사 2급 필기] 05년 1회차
해외 참가자로부터 다음과 같은 fax 혹은 email연락이 왔다. 어떤 회신이 적당한가?
The invitation letter which is necessary to acquire a visa has failed to arrive on time. The conference is due within two weeks and our delegation is scheduled to leave the country next week. Since the purpose of the invitation letter is to assure our commitment to return, we would appreciate your prompt action regarding this matter.
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We will try to send you another letter of invitation but we doubt that it will arrive on time.
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We will check the postal service regarding this matter. Meanwhile, we will fax you a new invitation letter before mailing it and contact our embassy to whom you may submit.
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We have received a confirmation from the post office that it has arrived in your country. Try to contact the person who is in charge of your mail.
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We have no authority over the issuance of the visa.
해설
초청장이 제때 도착하지 않아 다음 주 출국이 걸린 급박한 상황이므로, 우편 상황을 확인하는 동시에 새 초청장을 우편 발송 전에 팩스로 먼저 보내고 참가자가 제출할 수 있도록 대사관에도 연락하겠다는 회신이 가장 적절하다.
참가자가 요구한 것은 prompt action, 즉 즉시 실행 가능한 조치다. 원본 우편은 시간이 걸리므로 팩스본을 먼저 확보해 주고 접수처까지 연결해 주는 것이 비자 발급 일정을 지킬 유일한 방법이다.
- 다시 보내겠지만 제때 도착할지 의심스럽다는 답변은 문제를 해결하지 못한 채 불안만 키운다.
- 이미 상대국에 도착했다는 확인을 받았으니 담당자를 찾아보라는 답변은 책임을 참가자에게 떠넘긴다.
- 비자 발급 권한이 없다는 답변은 요청받은 것이 비자 발급이 아니라 초청장 재발송이라는 점을 비껴간다.
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