다음 중 문서정리에 대한 설명으로 가장 옳지 않은 것은? | [비서 2급 필기] 16년 1회차 기출문제 상세 페이지
1[비서 2급 필기] 16년 1회차
다음 중 문서정리에 대한 설명으로 가장 옳지 않은 것은?
1
문서 정리 방법에 대한 회사 내부 규정을 제정해 표준화 시킨다.
2
필요한 문서를 신속히 찾을 수 있도록 문서가 보관된 서류함이나 서랍의 위치를 명시해
3
문서정리 후 1년 동안 찾지 않은 문서는 정보의 가치가 없으므로 폐기한다.
4
문서 보존기간이 끝난 문서는 즉시 폐기한다.
해설
문서정리의 목적은 필요한 정보를 체계적으로 관리하고 신속히 검색·활용하기 위함이다. 보기 1, 2, 4는 모두 문서정리의 올바른 방법이다. 보기 3번의 "필요한 문서를 신속히 찾을 수 없도록 문서가 보관된 서류함이나 서랍의 위치를 명시해"는 문서정리의 핵심 원칙과 배치되며, 특히 1년 동안 찾지 않은 문서를 즉시 폐기하는 것은 부적절하다. 업무상 필요성, 법적 보존기간, 참고 가치 등을 종합적으로 판단하지 않고 사용 빈도만으로 폐기 판단을 내리면 중요한 기록을 손실할 수 있기 때문이다. 반면 보기 4의 "보존기간이 끝난 문서는 즉시 폐기"는 기록물관리법의 기본 원칙으로 법정 보존기간을 기준으로 한 적절한 폐기 방식이다.
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