20년 2회차
인적 네트워크 데이터베이스는 상사의 인맥을 체계적으로 관리하기 위해 작성하며, 정확한 사실을 바탕으로 외부 인사와 내부 인사를 모두 포함해야 한다. 그러나 상사의 인적 정보는 개인정보 및 보안과 관련될 수 있으므로, 이를 사내 비서들에게 일괄 배포하여 활용하도록 하는 것은 적절하지 않다.
전화응대에서는 상사의 사적인 일정이나 현재 상황을 필요 이상으로 공개하지 않고, 업무상 전달에 필요한 내용만 정중하게 안내하는 것이 바람직하다. 1번은 면담 중이라는 상황을, 2번은 출근 여부를, 4번은 출장 사실을 불필요하게 밝히므로 적절하지 않다. 3번은 회의 참석이 어렵다는 업무 관련 사실을 사과와 함께 전달하므로 가장 바람직하다.
비서의 전화응대에서 가장 바람직한 태도는 상사의 업무 진행을 방해하지 않으면서도 긴급 상황에 신속히 대응하는 것이다. 상사가 회의 중일 때 걸려온 급한 전화는 회의 중단을 최소화하면서 용건을 메모하여 필요시 신속히 전달함으로써 긴급 상황에 대응하고 상사의 판단을 돕는 전문적이고 균형잡힌 대응 방식이다.
- 회신을 요청하는 모든 전화마다 상사 확인을 구하는 것: 모든 회신 전화에 일일이 상사 확인을 구하면 업무가 비효율적이다.
- 자주 전화하는 사람도 반드시 용건을 재확인하는 것: 필요하지 않은 재확인으로 시간 낭비를 초래한다.
- 급한 전화에 상사 휴대전화 번호를 가르쳐 주는 것: 상사의 개인정보 보호와 업무 통제 측면에서 부적절하다.
내방객이 동시에 방문하면 선약된 손님을 먼저 응대하는 것이 약속을 지키고 업무의 우선순위를 반영하는 올바른 방법이다. 선약된 내방객에게 용건을 다시 묻는 것은 부적절할 수 있으며, 외국인이라는 이유만으로 우선할 수 없다. 또한 말투나 옷차림으로 내방객을 판단하여 차별적으로 응대해서는 안 된다.
후배 비서의 실수에는 먼저 주의를 주고, 올바른 업무 절차를 체계적으로 알려주는 적극적인 태도가 갈등을 건설적으로 해결하는 방법이다. 1번은 선배의 의견을 반영하지 않은 채 자신의 방식만 고집할 수 있고, 3번은 당사자와의 대화보다 상사에게 바로 의존하는 방식이며, 4번은 스스로 판단하려는 노력 없이 매번 자문을 구하는 것이므로 바람직하지 않다.
국가마다 직함의 서열과 중요도가 다를 수 있으므로 외국 손님의 직함만으로 경중을 판단하지 않는 것이 적절한 업무 태도이다. 1번은 지각 사실을 상사에게 보고하지 않은 점이 부적절하고, 2번은 신상카드 작성에 필요한 정보라도 먼저 취지를 설명하고 동의를 구해야 하며, 3번은 상사의 업무 일정과 결재 필요성을 고려하지 않고 일방적으로 시간을 정하는 것이 부적절하다.
후배 비서의 고충과 의견을 경청하고 필요한 경우 해당 부서에 전달하는 것은 조직 내 원활한 의사소통과 협력을 돕는 올바른 자세이다. 1번은 상사의 지위를 자신의 지위와 동일시하는 태도이고, 2번은 개인 경험을 우선하여 업무의 객관성을 해칠 수 있으며, 3번은 비서의 노동조합 가입 여부와 관계없이 부적절한 정보 공유를 전제로 하므로 바람직하지 않다.
여러 상사의 일정을 하나의 계정으로 통합하면 일정 정보가 혼재되거나 개인정보 및 보안 관리에 문제가 발생할 수 있으므로 모든 상사의 일정을 계정 하나로 통합하는 것은 부적절하다. 상사의 부재 시 스마트폰으로 승인을 받거나, 일정 연동 및 알람을 설정하는 것은 업무 효율성과 일정 관리에 적절한 방법이다.
상사의 개인 정보는 업무상 알게 되었더라도 외부에 공개해서는 안 되므로, 임비서가 질문에 대해 모른다고 답한 행동이 적절하다. 1번은 발표 전 승진 정보를 제3자에게 전달한 것으로 비밀 누설에 해당하며, 2번은 불법 행위와 관련된 기밀까지 보호해서는 안 된다. 3번은 업무 관련 업체가 제공한 상품권을 사적으로 이용한 것으로 부적절하다.
상사의 일정이 중복되었을 때는 단순히 먼저 약속한 일정을 우선하기보다 업무의 중요도·긴급성, 참석 필요성 등을 종합적으로 판단하여 조정해야 하므로 3번이 가장 적절하지 않다. 정기·비정기 일정의 구분, 연간·월간·주간·일일 일정표의 체계적 관리, 일정에 필요한 자료와 기자재의 사전 준비는 적절한 업무 수행 방법이다.
상사의 저녁 약속 등 예약 이력은 개인정보 및 업무상 비밀에 해당할 수 있으므로 총무팀과 임의로 공유해서는 안 된다. 예약 이력은 하나의 파일에 종류별 시트로 관리하는 것이 효율적이며, 음식점 예약 시 룸·주차 가능 여부를 확인하고 여비규정보다 숙박비가 초과되면 사전에 승인을 받아야 한다.
상사 출장 전 준비업무에는 직급별 출장 일비 확인, 상사의 기호와 요구사항 확인, 출장 목적과 일정 확인 등이 포함된다. 출장 경비 정산 준비는 출장 후 처리업무에 해당하므로 출장 전 준비업무가 아니다.
회의 통지문은 이메일 등 전자적인 방법으로 발송할 수 있으므로, 반드시 우편으로도 보내야 한다는 설명은 올바르지 않다. 회의 통지문에는 명칭·일시·장소·안건을 명시하고, 개최 전 참석자와 성원 여부를 확인해야 하며, 개최 계획안에는 목적·일시·참석자 범위·일정·예산 등을 포함한다.
회의 일시를 정할 때에는 필수 참석자의 일정, 회의 주제와 시기의 적합성, 요일의 적절성 등을 고려해야 한다. 그러나 회의 통지 기간을 3일로 확보해야 한다는 일률적인 기준은 회의 일시 선정의 일반적 고려 요소가 아니므로 가장 부적절하다.
두괄식 보고는 결론이나 핵심 내용을 먼저 제시한 뒤 근거와 세부 사항을 설명하는 방식이므로, 사건의 개요와 진행 사항을 먼저 보고한 후 결론을 제시한다는 설명은 부적절하다. 구두 보고는 사전에 내용을 요약하고, 보고 분위기를 조성하며, 기밀 사항은 보안 유지가 가능한 구두 방식으로 전달할 수 있다.
승진은 祝 昇進(축 승진) 또는 승진을 축하한다는 뜻의 표현을 사용해야 하므로, 祝 榮轉(축 영전)으로 잘못 짝지어진 2번이 틀렸다. 1번의 祝華婚은 결혼 축하, 3번의 祝儀는 회갑연 등에 보내는 축하 의례금, 4번의 賻儀는 장례식에 보내는 부의금을 뜻한다.
상사가 호명했을 때는 “네”라고 분명하게 대답하는 것이 지시를 받는 비서의 기본적인 태도이다. 지시 내용이 불명확하면 적절한 시점에 질문해야 하며, 모든 내용을 무조건 복창하거나 수행이 어려운 업무를 바로 시작하겠다고 말하는 것은 바람직하지 않다.
직접 참석하지 못하는 경조사에는 인터넷 우체국의 우편 경조환을 이용해 청첩장에 적힌 주소로 축의금을 보내는 방법이 가장 적절하다. 계좌번호를 요구하거나 SNS 결제수단을 이용하는 것은 공식적인 경조금 전달 방법으로 보기 어렵고, 나중에 직접 전달하는 것은 시기가 늦어질 수 있다.
(가)는 내방객의 직책을 모를 경우 "OOO님, 안내해 드리겠습니다"처럼 성(姓)으로 호칭하는 것이 적절하며, 직책을 모른다고 무조건 처음부터 ~씨로 호명하는 것은 결례가 될 수 있어 부적절하다. (다)는 손님이 찬 음료를 요청했는데 더운 날씨에도 찬 음료 대신 임의로 다른 것을 드리는 등 요청과 다른 응대는 비서의 적절한 자세가 아니다. (나)는 약속이 되지 않은 점을 솔직히 확인하고 사과하는 것은 올바른 응대이며, (라)는 상사 부재 시 사유를 알리고 대리자 면담 의사를 확인하는 것도 적절한 응대이다. 따라서 적절하지 않은 것은 (가), (다)이다.
비서는 경영자나 관리자가 본연의 업무에 전념하도록 보좌하며, 부서 소속 비서는 부서 업무와 부서장·부서원 지원 업무를 함께 수행한다. 또한 비서 업무는 전문화되는 추세이므로 기본적인 태도와 사무기술은 공통적이어도 분야에 따라 업무 내용이 달라진다. 반면 비서의 정의는 국가·집무 상황·역사적 배경·역할과 기능에 대한 관점에 따라 달라질 수 있으므로 4번의 설명이 적절하지 않다.
CEO는 최고경영자(Chief Executive Officer), BTW는 ‘그런데(By the way)’, FAQ는 ‘자주 묻는 질문(Frequently Asked Questions)’을 뜻한다. ATM은 Automating Toss Machine이 아니라 Automated Teller Machine(현금자동입출금기)의 약어이므로 연결이 잘못되었다.
General Manager는 일반적으로 ‘부장’ 또는 ‘총지배인’을 뜻하며 ‘대리’에 해당하지 않으므로 잘못 짝지어진 표현이다. Executive는 이사·중역, Managing Director는 상무이사, Chairperson은 회장을 의미한다.
“Would you be reserved the conference room?”은 조동사 would 뒤에 동사원형이 와야 하는데, be reserved는 문맥상 수동태가 되어 문법적으로 어색하다. “회의실을 예약해 주시겠습니까?”라는 의미로는 Would you reserve the conference room?이 올바르며, 나머지 문장들은 문법적으로 맞다.
4번은 조건절의 현재완료 수동태인 has not yet been sent와 명령문 please deliver it이 문법적으로 올바르게 연결되어 있다. 1번은 remind you of가 맞고, 2번은 mind 뒤에 동명사 cancelling을 써야 하며, 3번은 look forward to seeing으로 써야 한다.
Air Mail은 항공기를 이용해 우편물을 운송하는 항공우편을 뜻하므로, 다량의 우편물을 우표 없이 발송하고 요금을 일괄 납부하는 방식이라는 설명은 틀리다. 해당 방식은 우편요금 별납 또는 유사한 대량 발송 제도에 대한 설명이다. Certified Mail은 배달 사실의 증명, Registered Mail은 접수부터 배달까지의 추적·기록, Confidential은 수신인만 열람할 수 있는 기밀 우편을 의미한다.
대화에서 A는 "차를 가져올 것(I'll get my car)"이라고 말하고, B는 "여기서 기다리겠다(I'll wait here)"고 답한다. 따라서 빈칸에는 B에게 잠시 기다려 달라고 요청하는 표현이 들어가야 자연스럽다. "Could you wait here for a moment?"가 뒤이어 나오는 B의 대답 "I'll wait here"와 자연스럽게 연결된다. 나머지 보기들은 대화 흐름과 맞지 않는다.
봉투의 일반적인 구성요소에는 발신인 주소인 Return Address, 수신인 주소인 Mail Address, 우편물 취급 방향을 나타내는 Postal Direction 등이 포함된다. Inside Address는 편지 본문에 기재하는 수신인 주소이므로 봉투의 구성요소가 아니다.
Director
ABC Company
맺음말은 “Sincerely yours,” 또는 “Yours sincerely,”처럼 써야 하므로 “Sincerely Your;”는 잘못된 표현이다. 날짜는 “March 19, 2020”, 수신인 호칭은 “Dear Mr. Grondahl,”, 서명란은 이름·직위·회사명 순으로 작성할 수 있다.
본문에서 "arriving at approximately 8 p.m."이라고 명시되어 있으므로, 도착(체크인) 예정 시간은 오후 8시이지 오전 10시가 아니다. 나머지 보기는 모두 본문과 일치한다 — 이 팩스의 목적은 객실 예약(book one single room and one double room)이고, "Please confirm by return"에서 수신자가 확인 메시지를 보내야 함을 알 수 있으며, 수신자는 FAX to 란에 적힌 대로 Intercontinental Paris Hotel이다.
person to person call은 전화를 건 사람이 특정 상대방(수신인)을 지명하여 그 사람과만 통화하겠다고 요청하는 국제전화 방식으로, 우리말로 지명통화라고 한다. 수신자 부담 전화는 collect call, 국제전화는 international call에 해당하므로 맞지 않는다.
이 메모는 발신자가 President, Jason Kim(사장)이고 수신자가 All staff members(전 직원)로 되어 있는 사내 공지문이다. 즉 외부회사에서 보낸 것이 아니라 Metro Company 내부에서 발신한 회의통지이므로 "외부회사에서 Metro Company로 보내는 회의통지"라는 설명은 옳지 않다. 첨부파일(agenda, map, 주차시설 설명)을 통해 안건과 타워 빌딩 주차 시설을 확인할 수 있고, 날짜는 August 15, 2020로 명시되어 있어 나머지 보기는 모두 맞는 내용이다.
서신에서는 "if you could return it to Laura Harris quickly, we'd really appreciate it"이라고 하여 Laura Harris에게 신속히 반송해 달라는 조치를 요청하고 있다. 따라서 "아무 조치를 취할 필요가 없다"는 설명은 본문 내용과 모순된다. 나머지 보기들은 각각 "the signed copy... has been disappeared"(1번), "It's a mystery what's become of it"(3번), "we'll have to send you another one to sign"(4번)과 일치한다.
대화문에서 Miss Lee는 "come in tomorrow morning between 9:30 and 10:00"라고 했으므로, 내일 오전 9시 30분에서 10시 사이에 방문해야 한다. 따라서 "10시 이후에 찾아가면 된다"는 설명은 대화 내용과 일치하지 않는다. 나머지 보기들은 Miss Lee가 Mr. Kim의 비서라는 점, 오늘 만나기로 했었다는 점, 급한 일(urgent came up)로 시간 변경을 원한다는 점과 모두 일치한다.
밑줄 친 say는 문장에서 "이름을 어떻게 발음해야 할지 모르겠다"는 의미로 쓰였으므로, 이는 "발음하다"라는 뜻의 pronounce와 같은 뜻이다. check(확인하다), give(주다), go(가다)는 문맥상 의미가 맞지 않는다.
빈칸 다음에 V가 "Yes, coffee, please"라고 응답하는 것으로 보아, 빈칸에는 커피를 마실지 여부를 묻는 의문문(Would you like ~?)이 들어가야 자연스럽다. 1, 2, 3번은 모두 커피(또는 마실 것)를 권하는 표현으로 "Yes, coffee, please"라는 대답과 자연스럽게 연결된다. 반면 4번 "How would you like your coffee?"는 "커피를 어떻게 드시겠어요?"라는 뜻으로 이미 커피를 마시기로 한 사람에게 취향(설탕, 크림 등)을 묻는 질문이므로 "Yes, coffee, please"라는 대답과는 어울리지 않는다.
방문객(Mr. Brown)이 미리 약속 없이 김 부장을 만나러 왔으므로, 안내 직원은 먼저 면담 가능 여부를 확인해야 한다. 이어지는 문장에서 "저쪽에 앉아서 잠시 기다려 달라"고 요청하는 것으로 보아 빈칸에는 "Let me check it."(확인해 보겠습니다)이 가장 자연스럽다. 나머지 보기는 배웅, 사무실 안내, 차편 제공 등으로 이어지는 대화 흐름과 맞지 않는다.
B가 전화번호를 잘못 들었다고 생각해 "What number did you dial?"이라고 되묻고, A가 325-1890이라 답하자 B는 실제 번호인 325-1980과 다름을 확인한다. 즉 빈칸은 전화를 잘못 거셨다는 의미가 되어야 하며, 이는 "You must have the wrong number."에 해당한다. 나머지 보기들은 상대방 말을 못 알아들었거나 다시 말해달라는 요청으로, 뒤에 이어지는 "What number did you dial?"과 자연스럽게 연결되지 않는다.
빈칸은 "그는 지금 출장 중입니다"에 해당하는 표현을 찾는 문제다. business trip은 '출장'을 의미하므로 "He's on a business trip"이 정확히 이에 대응한다. 2번은 '오늘 쉰다', 3번은 '외출했다', 4번은 '통화 중이다'라는 뜻으로 출장과는 무관하다.
전화를 연결해 줄 때 쓰는 표현이 필요한 상황으로, "I'll connect your call" 과 같은 의미의 Let me put you through가 적절하다. "put you through"는 전화를 다른 사람에게 연결해 준다는 뜻의 관용 표현이다. 2번은 동사 형태가 어색하고(Let me transfer you가 맞음), 3번은 의미가 맞지 않으며, 4번은 상대방이 아닌 전화를 건 사람이 '기다리겠다'는 뜻이라 문맥상 맞지 않는다.
방문객이 사전 약속 없이 찾아온 상황이므로 S가 묻는 것은 "Have you made an appointment?"(약속을 잡았는지)가 자연스럽다. 이어서 담당자가 지금 만날 수 있는지 확인하기 위해 "I'll see if he's available now"(지금 시간이 되는지)라고 말하는 것이 문맥상 적절하다.
결재는 결재권자가 문서의 내용을 직접 결정하는 행위이며, 부서장이나 보조 기관의 검토는 협조 또는 검토에 해당하므로 결재의 의미가 아니다. 정규 결재는 기안자부터 최고 결재권자까지 정상적인 절차로 진행하며, 전결은 결재권한을 위임받은 사람이 대신 결재하는 것을 말한다.
경·조사 업무 폴더에는 경조사 장소, 화환·선물, 예식·장례 관련 정보 등이 적절하므로 기후 정보와 기업 신용 등급은 업무 성격에 맞지 않는다. 주가·환율·전자공시 시스템은 기업 정보, 맛집·골프장 사이트는 예약 업무, 숙박 가격 비교·교통편 예약은 출장 업무와 관련된다.
성과 이름, 성과 호 등은 붙여 쓰고 성명 뒤의 호칭어·관직명은 띄어 쓰므로 ‘최치원 씨’가 올바르다. 수는 만 단위로 띄어 쓰며, 금액은 변조 방지를 위해 붙여 쓰는 관례가 있다. 성명 이외의 고유 명사는 단어별 띄어쓰기가 원칙이지만, 단위별로 띄어 쓰는 것도 허용되므로 ‘한국 대학교 사범 대학’만 맞고 ‘한국대학교 사범대학’은 틀렸다고 한 4번이 가장 올바르지 않다.
ㄴ의 기호는 사이표(들여쓰기하여 오른쪽으로 옮길 때)에 해당하는 교정부호로, 설명과 일치한다. ㄱ의 꼬불꼬불한 기호는 글자를 삭제할 때 쓰는 부호이며, ㄷ의 별 모양 기호는 자리를 바꿀 때(자리바꿈) 쓰는 부호, ㄹ의 동그라미 기호는 글자를 고칠 때(수정) 쓰는 부호이다. 따라서 그림과 기능 설명이 바르게 짝지어진 것은 ㄴ이다.
What은 문서에서 전달하려는 핵심 주제와 내용을 의미하므로 3번의 연결이 바르다. When은 시간, Where는 장소, Why는 이유나 목적을 나타내며, 작성자·수신자·행위자는 Who에 해당한다.
「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」에 따른 공문서의 종류에는 법규문서, 비치문서, 일반문서 등이 포함되지만, 기록문서는 공문서의 종류에 해당하지 않는다.
외장하드는 휴대성과 이용 편의성이 있지만 충격·고장·분실 등에 취약하므로 내구성과 수명 측면에서 가장 안정적이라고 할 수 없다. PC 내장 HDD는 용량과 비용 면에서 유리하지만 PC 고장 시 데이터 손실 위험이 있고, USB 메모리는 휴대와 이용이 간편하나 분실 위험이 있다. 클라우드 저장소는 인터넷이 연결되면 장소에 관계없이 이용할 수 있어 백업 매체로 활용하기 좋다.
수신문서를 모두 개봉하는 것은 올바르지 않다. 개인적인 우편물이나 개봉 권한이 없는 문서는 개봉하지 않고 수신자에게 전달해야 하므로 1번이 가장 부적절하다. 공·사 우편물의 구분, 중요도에 따른 분류, 청구서·견적서의 숫자 확인 후 전달은 적절한 업무처리이다.
붙임이 2개 이상일 때는 각 붙임을 순서대로 나열하고 마지막 붙임 다음에만 "끝."을 표시해야 한다. ②는 "행사 일정표 1부."에도 "끝."을 붙여 각 항목마다 끝 표시를 한 것처럼 되어 있어 중간 붙임에 "끝."을 잘못 표기한 사례이다. ①, ③, ④는 수신란·내부결재·단일 붙임 표시 방식이 모두 올바르게 작성되었다.
신문을 활용한 정보 수집은 업무와 상사의 요구에 맞는 기사를 선별하는 것이 효율적이므로, 매일 모든 기사를 빠짐없이 읽는 것은 시간과 노력이 과도하게 소요되어 적절하지 않다. 인물 동정란 확인, 관련 신문 선별, 큰 제목을 중심으로 한 기사 검색과 필요한 내용의 스크랩은 업무 관련 정보를 효율적으로 수집하는 방법이다.
사내 인트라넷을 통한 의사결정은 신속한 처리가 가능하며, 정보 공유와 협업을 통해 대면 의사결정과 다른 방식의 효율적인 판단도 가능하므로 질 높은 의사결정이 불가능하다고 단정할 수 없다. 사무정보화는 생산성과 업무 효율성을 높이고 직원의 물리적 이동시간을 줄이지만, 정보 보안 문제를 초래할 수 있다는 점은 부정적 효과에 해당한다.
스마트폰 화면을 텔레비전이나 모니터에 무선으로 전송해 표시하는 기술은 미라캐스트이다. 팟캐스트는 디지털 오디오·비디오 콘텐츠 배포 방식이고, 브로드캐스트는 불특정 다수에게 정보를 송출하는 방식이며, 피키캐스트는 화면 무선 연결 장치가 아니다.
.exe, .bat, .com은 운영체제에서 실행 파일로 사용되는 확장자이다. 반면 .tiff는 이미지 파일 형식이므로 실행 파일 확장자가 아니다.
중요 문서를 백업할 때는 파일 분실에 대비해 외장하드 등 별도의 저장매체를 활용할 수 있으며, 저장매체 자체에도 암호 설정과 접근 통제를 적용하면 보안을 확보할 수 있다. 따라서 백업은 수행하면서도 외장하드를 보안상 사용하지 않는 3번의 업무가 가장 적절하지 않다. 1번은 기밀 문서의 물리적 보안, 2번은 백신 업데이트, 4번은 자리 비움 시 화면 잠금에 해당하는 적절한 보안관리이다.
Windows에서 네트워크 인터페이스의 IP 주소를 확인하는 명령어는 ipconfig이다. ping은 네트워크 연결 상태 확인, msconfig는 시스템 구성 설정에 사용되며, ipfind는 Windows의 기본 명령어가 아니다.
여러 장의 팩스를 보낼 때는 팩스 커버를 맨 앞장에 두어 수신자가 발신자와 문서 내용을 확인할 수 있도록 해야 하므로, 맨 뒤에 놓는 것은 부적절하다. 여분 배터리 준비, 중요 파일의 외부 저장장치 백업, 사용 후 미디어 파일 업로드 및 메모리카드 포맷은 적절한 사용법이다.
문서의 발신 대장에는 일반적으로 발신일, 발신번호, 수신기관 등 발송 관련 사항을 기록한다. 인수자는 문서를 실제로 받은 사람을 확인하는 수신 관련 사항이므로 발신 대장에 포함되는 내용으로 가장 적절하지 않다.
인적 네트워크 데이터베이스는 상사의 인맥을 체계적으로 관리하기 위해 작성하며, 정확한 사실을 바탕으로 외부 인사와 내부 인사를 모두 포함해야 한다. 그러나 상사의 인적 정보는 개인정보 및 보안과 관련될 수 있으므로, 이를 사내 비서들에게 일괄 배포하여 활용하도록 하는 것은 적절하지 않다.
전화응대에서는 상사의 사적인 일정이나 현재 상황을 필요 이상으로 공개하지 않고, 업무상 전달에 필요한 내용만 정중하게 안내하는 것이 바람직하다. 1번은 면담 중이라는 상황을, 2번은 출근 여부를, 4번은 출장 사실을 불필요하게 밝히므로 적절하지 않다. 3번은 회의 참석이 어렵다는 업무 관련 사실을 사과와 함께 전달하므로 가장 바람직하다.
비서의 전화응대에서 가장 바람직한 태도는 상사의 업무 진행을 방해하지 않으면서도 긴급 상황에 신속히 대응하는 것이다. 상사가 회의 중일 때 걸려온 급한 전화는 회의 중단을 최소화하면서 용건을 메모하여 필요시 신속히 전달함으로써 긴급 상황에 대응하고 상사의 판단을 돕는 전문적이고 균형잡힌 대응 방식이다.
- 회신을 요청하는 모든 전화마다 상사 확인을 구하는 것: 모든 회신 전화에 일일이 상사 확인을 구하면 업무가 비효율적이다.
- 자주 전화하는 사람도 반드시 용건을 재확인하는 것: 필요하지 않은 재확인으로 시간 낭비를 초래한다.
- 급한 전화에 상사 휴대전화 번호를 가르쳐 주는 것: 상사의 개인정보 보호와 업무 통제 측면에서 부적절하다.
내방객이 동시에 방문하면 선약된 손님을 먼저 응대하는 것이 약속을 지키고 업무의 우선순위를 반영하는 올바른 방법이다. 선약된 내방객에게 용건을 다시 묻는 것은 부적절할 수 있으며, 외국인이라는 이유만으로 우선할 수 없다. 또한 말투나 옷차림으로 내방객을 판단하여 차별적으로 응대해서는 안 된다.
후배 비서의 실수에는 먼저 주의를 주고, 올바른 업무 절차를 체계적으로 알려주는 적극적인 태도가 갈등을 건설적으로 해결하는 방법이다. 1번은 선배의 의견을 반영하지 않은 채 자신의 방식만 고집할 수 있고, 3번은 당사자와의 대화보다 상사에게 바로 의존하는 방식이며, 4번은 스스로 판단하려는 노력 없이 매번 자문을 구하는 것이므로 바람직하지 않다.
국가마다 직함의 서열과 중요도가 다를 수 있으므로 외국 손님의 직함만으로 경중을 판단하지 않는 것이 적절한 업무 태도이다. 1번은 지각 사실을 상사에게 보고하지 않은 점이 부적절하고, 2번은 신상카드 작성에 필요한 정보라도 먼저 취지를 설명하고 동의를 구해야 하며, 3번은 상사의 업무 일정과 결재 필요성을 고려하지 않고 일방적으로 시간을 정하는 것이 부적절하다.
후배 비서의 고충과 의견을 경청하고 필요한 경우 해당 부서에 전달하는 것은 조직 내 원활한 의사소통과 협력을 돕는 올바른 자세이다. 1번은 상사의 지위를 자신의 지위와 동일시하는 태도이고, 2번은 개인 경험을 우선하여 업무의 객관성을 해칠 수 있으며, 3번은 비서의 노동조합 가입 여부와 관계없이 부적절한 정보 공유를 전제로 하므로 바람직하지 않다.
여러 상사의 일정을 하나의 계정으로 통합하면 일정 정보가 혼재되거나 개인정보 및 보안 관리에 문제가 발생할 수 있으므로 모든 상사의 일정을 계정 하나로 통합하는 것은 부적절하다. 상사의 부재 시 스마트폰으로 승인을 받거나, 일정 연동 및 알람을 설정하는 것은 업무 효율성과 일정 관리에 적절한 방법이다.
상사의 개인 정보는 업무상 알게 되었더라도 외부에 공개해서는 안 되므로, 임비서가 질문에 대해 모른다고 답한 행동이 적절하다. 1번은 발표 전 승진 정보를 제3자에게 전달한 것으로 비밀 누설에 해당하며, 2번은 불법 행위와 관련된 기밀까지 보호해서는 안 된다. 3번은 업무 관련 업체가 제공한 상품권을 사적으로 이용한 것으로 부적절하다.
상사의 일정이 중복되었을 때는 단순히 먼저 약속한 일정을 우선하기보다 업무의 중요도·긴급성, 참석 필요성 등을 종합적으로 판단하여 조정해야 하므로 3번이 가장 적절하지 않다. 정기·비정기 일정의 구분, 연간·월간·주간·일일 일정표의 체계적 관리, 일정에 필요한 자료와 기자재의 사전 준비는 적절한 업무 수행 방법이다.
상사의 저녁 약속 등 예약 이력은 개인정보 및 업무상 비밀에 해당할 수 있으므로 총무팀과 임의로 공유해서는 안 된다. 예약 이력은 하나의 파일에 종류별 시트로 관리하는 것이 효율적이며, 음식점 예약 시 룸·주차 가능 여부를 확인하고 여비규정보다 숙박비가 초과되면 사전에 승인을 받아야 한다.
상사 출장 전 준비업무에는 직급별 출장 일비 확인, 상사의 기호와 요구사항 확인, 출장 목적과 일정 확인 등이 포함된다. 출장 경비 정산 준비는 출장 후 처리업무에 해당하므로 출장 전 준비업무가 아니다.
회의 통지문은 이메일 등 전자적인 방법으로 발송할 수 있으므로, 반드시 우편으로도 보내야 한다는 설명은 올바르지 않다. 회의 통지문에는 명칭·일시·장소·안건을 명시하고, 개최 전 참석자와 성원 여부를 확인해야 하며, 개최 계획안에는 목적·일시·참석자 범위·일정·예산 등을 포함한다.
회의 일시를 정할 때에는 필수 참석자의 일정, 회의 주제와 시기의 적합성, 요일의 적절성 등을 고려해야 한다. 그러나 회의 통지 기간을 3일로 확보해야 한다는 일률적인 기준은 회의 일시 선정의 일반적 고려 요소가 아니므로 가장 부적절하다.
두괄식 보고는 결론이나 핵심 내용을 먼저 제시한 뒤 근거와 세부 사항을 설명하는 방식이므로, 사건의 개요와 진행 사항을 먼저 보고한 후 결론을 제시한다는 설명은 부적절하다. 구두 보고는 사전에 내용을 요약하고, 보고 분위기를 조성하며, 기밀 사항은 보안 유지가 가능한 구두 방식으로 전달할 수 있다.
승진은 祝 昇進(축 승진) 또는 승진을 축하한다는 뜻의 표현을 사용해야 하므로, 祝 榮轉(축 영전)으로 잘못 짝지어진 2번이 틀렸다. 1번의 祝華婚은 결혼 축하, 3번의 祝儀는 회갑연 등에 보내는 축하 의례금, 4번의 賻儀는 장례식에 보내는 부의금을 뜻한다.
상사가 호명했을 때는 “네”라고 분명하게 대답하는 것이 지시를 받는 비서의 기본적인 태도이다. 지시 내용이 불명확하면 적절한 시점에 질문해야 하며, 모든 내용을 무조건 복창하거나 수행이 어려운 업무를 바로 시작하겠다고 말하는 것은 바람직하지 않다.
직접 참석하지 못하는 경조사에는 인터넷 우체국의 우편 경조환을 이용해 청첩장에 적힌 주소로 축의금을 보내는 방법이 가장 적절하다. 계좌번호를 요구하거나 SNS 결제수단을 이용하는 것은 공식적인 경조금 전달 방법으로 보기 어렵고, 나중에 직접 전달하는 것은 시기가 늦어질 수 있다.
(가)는 내방객의 직책을 모를 경우 "OOO님, 안내해 드리겠습니다"처럼 성(姓)으로 호칭하는 것이 적절하며, 직책을 모른다고 무조건 처음부터 ~씨로 호명하는 것은 결례가 될 수 있어 부적절하다. (다)는 손님이 찬 음료를 요청했는데 더운 날씨에도 찬 음료 대신 임의로 다른 것을 드리는 등 요청과 다른 응대는 비서의 적절한 자세가 아니다. (나)는 약속이 되지 않은 점을 솔직히 확인하고 사과하는 것은 올바른 응대이며, (라)는 상사 부재 시 사유를 알리고 대리자 면담 의사를 확인하는 것도 적절한 응대이다. 따라서 적절하지 않은 것은 (가), (다)이다.
비서는 경영자나 관리자가 본연의 업무에 전념하도록 보좌하며, 부서 소속 비서는 부서 업무와 부서장·부서원 지원 업무를 함께 수행한다. 또한 비서 업무는 전문화되는 추세이므로 기본적인 태도와 사무기술은 공통적이어도 분야에 따라 업무 내용이 달라진다. 반면 비서의 정의는 국가·집무 상황·역사적 배경·역할과 기능에 대한 관점에 따라 달라질 수 있으므로 4번의 설명이 적절하지 않다.
CEO는 최고경영자(Chief Executive Officer), BTW는 ‘그런데(By the way)’, FAQ는 ‘자주 묻는 질문(Frequently Asked Questions)’을 뜻한다. ATM은 Automating Toss Machine이 아니라 Automated Teller Machine(현금자동입출금기)의 약어이므로 연결이 잘못되었다.
General Manager는 일반적으로 ‘부장’ 또는 ‘총지배인’을 뜻하며 ‘대리’에 해당하지 않으므로 잘못 짝지어진 표현이다. Executive는 이사·중역, Managing Director는 상무이사, Chairperson은 회장을 의미한다.
“Would you be reserved the conference room?”은 조동사 would 뒤에 동사원형이 와야 하는데, be reserved는 문맥상 수동태가 되어 문법적으로 어색하다. “회의실을 예약해 주시겠습니까?”라는 의미로는 Would you reserve the conference room?이 올바르며, 나머지 문장들은 문법적으로 맞다.
4번은 조건절의 현재완료 수동태인 has not yet been sent와 명령문 please deliver it이 문법적으로 올바르게 연결되어 있다. 1번은 remind you of가 맞고, 2번은 mind 뒤에 동명사 cancelling을 써야 하며, 3번은 look forward to seeing으로 써야 한다.
Air Mail은 항공기를 이용해 우편물을 운송하는 항공우편을 뜻하므로, 다량의 우편물을 우표 없이 발송하고 요금을 일괄 납부하는 방식이라는 설명은 틀리다. 해당 방식은 우편요금 별납 또는 유사한 대량 발송 제도에 대한 설명이다. Certified Mail은 배달 사실의 증명, Registered Mail은 접수부터 배달까지의 추적·기록, Confidential은 수신인만 열람할 수 있는 기밀 우편을 의미한다.
대화에서 A는 "차를 가져올 것(I'll get my car)"이라고 말하고, B는 "여기서 기다리겠다(I'll wait here)"고 답한다. 따라서 빈칸에는 B에게 잠시 기다려 달라고 요청하는 표현이 들어가야 자연스럽다. "Could you wait here for a moment?"가 뒤이어 나오는 B의 대답 "I'll wait here"와 자연스럽게 연결된다. 나머지 보기들은 대화 흐름과 맞지 않는다.
봉투의 일반적인 구성요소에는 발신인 주소인 Return Address, 수신인 주소인 Mail Address, 우편물 취급 방향을 나타내는 Postal Direction 등이 포함된다. Inside Address는 편지 본문에 기재하는 수신인 주소이므로 봉투의 구성요소가 아니다.
Director
ABC Company
맺음말은 “Sincerely yours,” 또는 “Yours sincerely,”처럼 써야 하므로 “Sincerely Your;”는 잘못된 표현이다. 날짜는 “March 19, 2020”, 수신인 호칭은 “Dear Mr. Grondahl,”, 서명란은 이름·직위·회사명 순으로 작성할 수 있다.
본문에서 "arriving at approximately 8 p.m."이라고 명시되어 있으므로, 도착(체크인) 예정 시간은 오후 8시이지 오전 10시가 아니다. 나머지 보기는 모두 본문과 일치한다 — 이 팩스의 목적은 객실 예약(book one single room and one double room)이고, "Please confirm by return"에서 수신자가 확인 메시지를 보내야 함을 알 수 있으며, 수신자는 FAX to 란에 적힌 대로 Intercontinental Paris Hotel이다.
person to person call은 전화를 건 사람이 특정 상대방(수신인)을 지명하여 그 사람과만 통화하겠다고 요청하는 국제전화 방식으로, 우리말로 지명통화라고 한다. 수신자 부담 전화는 collect call, 국제전화는 international call에 해당하므로 맞지 않는다.
이 메모는 발신자가 President, Jason Kim(사장)이고 수신자가 All staff members(전 직원)로 되어 있는 사내 공지문이다. 즉 외부회사에서 보낸 것이 아니라 Metro Company 내부에서 발신한 회의통지이므로 "외부회사에서 Metro Company로 보내는 회의통지"라는 설명은 옳지 않다. 첨부파일(agenda, map, 주차시설 설명)을 통해 안건과 타워 빌딩 주차 시설을 확인할 수 있고, 날짜는 August 15, 2020로 명시되어 있어 나머지 보기는 모두 맞는 내용이다.
서신에서는 "if you could return it to Laura Harris quickly, we'd really appreciate it"이라고 하여 Laura Harris에게 신속히 반송해 달라는 조치를 요청하고 있다. 따라서 "아무 조치를 취할 필요가 없다"는 설명은 본문 내용과 모순된다. 나머지 보기들은 각각 "the signed copy... has been disappeared"(1번), "It's a mystery what's become of it"(3번), "we'll have to send you another one to sign"(4번)과 일치한다.
대화문에서 Miss Lee는 "come in tomorrow morning between 9:30 and 10:00"라고 했으므로, 내일 오전 9시 30분에서 10시 사이에 방문해야 한다. 따라서 "10시 이후에 찾아가면 된다"는 설명은 대화 내용과 일치하지 않는다. 나머지 보기들은 Miss Lee가 Mr. Kim의 비서라는 점, 오늘 만나기로 했었다는 점, 급한 일(urgent came up)로 시간 변경을 원한다는 점과 모두 일치한다.
밑줄 친 say는 문장에서 "이름을 어떻게 발음해야 할지 모르겠다"는 의미로 쓰였으므로, 이는 "발음하다"라는 뜻의 pronounce와 같은 뜻이다. check(확인하다), give(주다), go(가다)는 문맥상 의미가 맞지 않는다.
빈칸 다음에 V가 "Yes, coffee, please"라고 응답하는 것으로 보아, 빈칸에는 커피를 마실지 여부를 묻는 의문문(Would you like ~?)이 들어가야 자연스럽다. 1, 2, 3번은 모두 커피(또는 마실 것)를 권하는 표현으로 "Yes, coffee, please"라는 대답과 자연스럽게 연결된다. 반면 4번 "How would you like your coffee?"는 "커피를 어떻게 드시겠어요?"라는 뜻으로 이미 커피를 마시기로 한 사람에게 취향(설탕, 크림 등)을 묻는 질문이므로 "Yes, coffee, please"라는 대답과는 어울리지 않는다.
방문객(Mr. Brown)이 미리 약속 없이 김 부장을 만나러 왔으므로, 안내 직원은 먼저 면담 가능 여부를 확인해야 한다. 이어지는 문장에서 "저쪽에 앉아서 잠시 기다려 달라"고 요청하는 것으로 보아 빈칸에는 "Let me check it."(확인해 보겠습니다)이 가장 자연스럽다. 나머지 보기는 배웅, 사무실 안내, 차편 제공 등으로 이어지는 대화 흐름과 맞지 않는다.
B가 전화번호를 잘못 들었다고 생각해 "What number did you dial?"이라고 되묻고, A가 325-1890이라 답하자 B는 실제 번호인 325-1980과 다름을 확인한다. 즉 빈칸은 전화를 잘못 거셨다는 의미가 되어야 하며, 이는 "You must have the wrong number."에 해당한다. 나머지 보기들은 상대방 말을 못 알아들었거나 다시 말해달라는 요청으로, 뒤에 이어지는 "What number did you dial?"과 자연스럽게 연결되지 않는다.
빈칸은 "그는 지금 출장 중입니다"에 해당하는 표현을 찾는 문제다. business trip은 '출장'을 의미하므로 "He's on a business trip"이 정확히 이에 대응한다. 2번은 '오늘 쉰다', 3번은 '외출했다', 4번은 '통화 중이다'라는 뜻으로 출장과는 무관하다.
전화를 연결해 줄 때 쓰는 표현이 필요한 상황으로, "I'll connect your call" 과 같은 의미의 Let me put you through가 적절하다. "put you through"는 전화를 다른 사람에게 연결해 준다는 뜻의 관용 표현이다. 2번은 동사 형태가 어색하고(Let me transfer you가 맞음), 3번은 의미가 맞지 않으며, 4번은 상대방이 아닌 전화를 건 사람이 '기다리겠다'는 뜻이라 문맥상 맞지 않는다.
방문객이 사전 약속 없이 찾아온 상황이므로 S가 묻는 것은 "Have you made an appointment?"(약속을 잡았는지)가 자연스럽다. 이어서 담당자가 지금 만날 수 있는지 확인하기 위해 "I'll see if he's available now"(지금 시간이 되는지)라고 말하는 것이 문맥상 적절하다.
결재는 결재권자가 문서의 내용을 직접 결정하는 행위이며, 부서장이나 보조 기관의 검토는 협조 또는 검토에 해당하므로 결재의 의미가 아니다. 정규 결재는 기안자부터 최고 결재권자까지 정상적인 절차로 진행하며, 전결은 결재권한을 위임받은 사람이 대신 결재하는 것을 말한다.
경·조사 업무 폴더에는 경조사 장소, 화환·선물, 예식·장례 관련 정보 등이 적절하므로 기후 정보와 기업 신용 등급은 업무 성격에 맞지 않는다. 주가·환율·전자공시 시스템은 기업 정보, 맛집·골프장 사이트는 예약 업무, 숙박 가격 비교·교통편 예약은 출장 업무와 관련된다.
성과 이름, 성과 호 등은 붙여 쓰고 성명 뒤의 호칭어·관직명은 띄어 쓰므로 ‘최치원 씨’가 올바르다. 수는 만 단위로 띄어 쓰며, 금액은 변조 방지를 위해 붙여 쓰는 관례가 있다. 성명 이외의 고유 명사는 단어별 띄어쓰기가 원칙이지만, 단위별로 띄어 쓰는 것도 허용되므로 ‘한국 대학교 사범 대학’만 맞고 ‘한국대학교 사범대학’은 틀렸다고 한 4번이 가장 올바르지 않다.
ㄴ의 기호는 사이표(들여쓰기하여 오른쪽으로 옮길 때)에 해당하는 교정부호로, 설명과 일치한다. ㄱ의 꼬불꼬불한 기호는 글자를 삭제할 때 쓰는 부호이며, ㄷ의 별 모양 기호는 자리를 바꿀 때(자리바꿈) 쓰는 부호, ㄹ의 동그라미 기호는 글자를 고칠 때(수정) 쓰는 부호이다. 따라서 그림과 기능 설명이 바르게 짝지어진 것은 ㄴ이다.
What은 문서에서 전달하려는 핵심 주제와 내용을 의미하므로 3번의 연결이 바르다. When은 시간, Where는 장소, Why는 이유나 목적을 나타내며, 작성자·수신자·행위자는 Who에 해당한다.
「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」에 따른 공문서의 종류에는 법규문서, 비치문서, 일반문서 등이 포함되지만, 기록문서는 공문서의 종류에 해당하지 않는다.
외장하드는 휴대성과 이용 편의성이 있지만 충격·고장·분실 등에 취약하므로 내구성과 수명 측면에서 가장 안정적이라고 할 수 없다. PC 내장 HDD는 용량과 비용 면에서 유리하지만 PC 고장 시 데이터 손실 위험이 있고, USB 메모리는 휴대와 이용이 간편하나 분실 위험이 있다. 클라우드 저장소는 인터넷이 연결되면 장소에 관계없이 이용할 수 있어 백업 매체로 활용하기 좋다.
수신문서를 모두 개봉하는 것은 올바르지 않다. 개인적인 우편물이나 개봉 권한이 없는 문서는 개봉하지 않고 수신자에게 전달해야 하므로 1번이 가장 부적절하다. 공·사 우편물의 구분, 중요도에 따른 분류, 청구서·견적서의 숫자 확인 후 전달은 적절한 업무처리이다.
붙임이 2개 이상일 때는 각 붙임을 순서대로 나열하고 마지막 붙임 다음에만 "끝."을 표시해야 한다. ②는 "행사 일정표 1부."에도 "끝."을 붙여 각 항목마다 끝 표시를 한 것처럼 되어 있어 중간 붙임에 "끝."을 잘못 표기한 사례이다. ①, ③, ④는 수신란·내부결재·단일 붙임 표시 방식이 모두 올바르게 작성되었다.
신문을 활용한 정보 수집은 업무와 상사의 요구에 맞는 기사를 선별하는 것이 효율적이므로, 매일 모든 기사를 빠짐없이 읽는 것은 시간과 노력이 과도하게 소요되어 적절하지 않다. 인물 동정란 확인, 관련 신문 선별, 큰 제목을 중심으로 한 기사 검색과 필요한 내용의 스크랩은 업무 관련 정보를 효율적으로 수집하는 방법이다.
사내 인트라넷을 통한 의사결정은 신속한 처리가 가능하며, 정보 공유와 협업을 통해 대면 의사결정과 다른 방식의 효율적인 판단도 가능하므로 질 높은 의사결정이 불가능하다고 단정할 수 없다. 사무정보화는 생산성과 업무 효율성을 높이고 직원의 물리적 이동시간을 줄이지만, 정보 보안 문제를 초래할 수 있다는 점은 부정적 효과에 해당한다.
스마트폰 화면을 텔레비전이나 모니터에 무선으로 전송해 표시하는 기술은 미라캐스트이다. 팟캐스트는 디지털 오디오·비디오 콘텐츠 배포 방식이고, 브로드캐스트는 불특정 다수에게 정보를 송출하는 방식이며, 피키캐스트는 화면 무선 연결 장치가 아니다.
.exe, .bat, .com은 운영체제에서 실행 파일로 사용되는 확장자이다. 반면 .tiff는 이미지 파일 형식이므로 실행 파일 확장자가 아니다.
중요 문서를 백업할 때는 파일 분실에 대비해 외장하드 등 별도의 저장매체를 활용할 수 있으며, 저장매체 자체에도 암호 설정과 접근 통제를 적용하면 보안을 확보할 수 있다. 따라서 백업은 수행하면서도 외장하드를 보안상 사용하지 않는 3번의 업무가 가장 적절하지 않다. 1번은 기밀 문서의 물리적 보안, 2번은 백신 업데이트, 4번은 자리 비움 시 화면 잠금에 해당하는 적절한 보안관리이다.
Windows에서 네트워크 인터페이스의 IP 주소를 확인하는 명령어는 ipconfig이다. ping은 네트워크 연결 상태 확인, msconfig는 시스템 구성 설정에 사용되며, ipfind는 Windows의 기본 명령어가 아니다.
여러 장의 팩스를 보낼 때는 팩스 커버를 맨 앞장에 두어 수신자가 발신자와 문서 내용을 확인할 수 있도록 해야 하므로, 맨 뒤에 놓는 것은 부적절하다. 여분 배터리 준비, 중요 파일의 외부 저장장치 백업, 사용 후 미디어 파일 업로드 및 메모리카드 포맷은 적절한 사용법이다.
문서의 발신 대장에는 일반적으로 발신일, 발신번호, 수신기관 등 발송 관련 사항을 기록한다. 인수자는 문서를 실제로 받은 사람을 확인하는 수신 관련 사항이므로 발신 대장에 포함되는 내용으로 가장 적절하지 않다.