20년 1회차
출장 준비 업무에서 관리실 직원에게 연수원 입구 도열을 지시하는 것은 부적절하다. 비서는 객실 번호·출입 방법 안내, 숙소 주변 음식점 정보 제공, 연수원 관리실에 일정 통보 및 객실 상태 확인 등을 준비할 수 있지만, 관리실 직원의 공식적인 영접 도열까지 요구하는 것은 과도한 지시이므로 2번이 가장 부적절하다.
전화 응대에서 중요한 것은 밝고 명료한 목소리이지, 목소리 톤을 특정 음계인 솔 이상으로 높이는 것이 아니다. 지나치게 높은 음성은 부자연스럽거나 불편하게 들릴 수 있으므로, 상황에 맞는 안정적인 음량과 어조로 응대해야 한다. 상사의 업무 스타일을 파악하고 필요한 범위에서 구성원에게 공유하는 태도, 외부 고객에게 적절한 어휘와 어법을 사용하는 태도는 바람직하다.
비서는 경영진의 업무 일정뿐 아니라 개인 일정도 필요에 따라 파악하고 조정하여 전체 일정이 원활하게 운영되도록 해야 하므로, 개인 일정에 관여하지 않는다는 설명은 부적절하다. 확정된 일정의 재확인, 최종 일정에 대한 상사의 승인, 일정 관리 프로그램의 연동은 일정 관리의 기본 원칙에 해당한다.
중요한 손님은 차종과 차량 번호를 사전에 확인하여 입구부터 의전을 준비하는 것이 가장 바람직한 응대 태도이다. 1번은 통화 중이라도 내방객에게 목례 등으로 예의를 표해야 하며, 2번은 지인이라도 용건과 연결 가능 여부를 확인해야 한다. 3번은 선약이 있는 내방객의 용건을 불필요하게 파악하기보다 방문 사실을 확인하여 안내하는 것이 적절하다.
면담 중 음료는 필요에 따라 제공하되, 한 시간마다 반드시 새로운 음료를 내는 것은 적절하지 않다. 단체 내방객 응대 시 동료에게 도움을 청하는 것, 면담 중 차를 낼 때 노크 후 입실하는 것, 쟁반을 보조 탁자에 두고 없으면 내방객 측 좌측 끝에 두는 것은 일반적인 응대 원칙에 해당한다.
신입비서는 회사의 조직도와 구성원 정보를 익혀 이름·전화번호·얼굴을 기억하고 업무에 활용하는 것이 기본적인 자기개발 방법이다. 2번은 건강관리, 3번은 상사 보좌와 직무 범위를 넘어선 자격 취득, 4번은 특정 교육과정에 해당하므로 신입비서의 우선적인 자기개발 방법으로는 적절성이 낮다.
상사를 대신해 조문할 때 조의금 봉투에는 ‘賻儀’와 상사의 이름을 적어 대리 조문의 뜻을 분명히 한다. 조객록에도 상사의 이름을 기재하며, 유족에게 사망 원인을 상세히 묻는 것은 예의에 어긋난다. 영좌 앞에서는 일반적인 절차에 따라 두 번 절하고 상주와 맞절하므로 1·2·4번은 적절하지 않다.
직속 상사 외의 상사나 고객에게 지시를 받은 경우에는 업무의 우선순위와 책임 소재를 명확히 하기 위해 직속 상사에게 먼저 보고하는 것이 적절하다. 1번은 지시가 끝난 뒤 질문하는 것이 바람직하고, 2번은 상황 변경 시 임의로 진행하기보다 상사에게 보고·확인해야 하며, 4번은 상황에 따라 구두·전자문서 등 적절한 방법을 선택해야 하므로 항상 공식문서로 전달할 필요는 없다.
상사 부재 중 내방객이나 전화 내용을 모두 출장지의 상사에게 실시간으로 보고하면 출장 업무를 방해할 수 있으므로 적절하지 않다. 출장 중에는 긴급하거나 중요한 사안만 선별하여 보고하고, 일반적인 내용은 상사의 귀국 후 보고하거나 업무 대행자에게 처리하도록 한다. 1~3번은 상사의 지시를 수행하고 업무 공백을 줄이며, 비서의 밀린 업무를 정리하는 적절한 태도이다.
일일 일정보고는 전날 상사의 퇴근 전이나 당일 아침에 하여 당일 일정을 미리 확인하고 준비할 수 있도록 하는 것이 적절하다. 수기 다이어리는 보관·관리해야 하며 사용 직후 파쇄하는 것이 원칙은 아니고, 앱의 알람과 별도로 비서가 주요 일정을 직접 상기시켜야 한다. 운전기사에게는 업무 수행에 필요한 범위에서만 일정을 공유해야 하므로 만나는 사람·인원·이유 등을 가능한 상세히 제공하는 것은 부적절하다.
상사가 새로운 업무를 계속 지시할 때는 업무 간 충돌과 누락을 방지하기 위해 우선순위를 상사에게 확인한 후 처리하는 것이 적절하다. 1번은 비서가 상사를 대신해 운전기사에게 직접 주의를 주는 것은 부적절하며, 2번은 신입비서의 업무를 임의로 대신하거나 범위를 재조정해서는 안 된다. 4번도 자신의 판단 없이 바로 도움을 요청하기보다 먼저 업무 내용을 파악하고 필요한 경우 적절한 절차에 따라 지원을 요청해야 한다.
회장님과 같은 상급자가 상사를 바꾸어 달라고 하면 별도의 용건 확인 없이 신속하게 연결하는 것이 적절하다. 1번은 사내 전화 응대에 외부용 인사말인 “안녕하십니까”를 사용할 필요가 없고, 2번은 상사의 구체적인 행선지와 회의 장소를 외부인에게 알려 보안상 부적절하다. 3번은 용건을 정확히 전달하기 위해 이해되지 않는 내용은 정중히 재확인해야 하므로 부적절하다.
비서 간 상사 연결 시 두 상사 모두 통화 가능한 상태를 확인한 후 동시에 연결하는 것이 전화응대 매너이며, 이는 상대 비서에게 "같이 연결할까요?"라고 제안하는 표현으로 나타난다. "먼저 연결해 달라"거나 "제가 먼저 연결하겠다"는 표현은 한쪽 상사가 먼저 대기하게 만들어 결례가 될 수 있으므로 적절하지 않다. 따라서 양측이 동시에 준비된 상태에서 연결을 제안하는 표현이 가장 적절하다.
인적 네트워크는 업무와 관련된 사람들과 신뢰를 쌓고 정보를 교류하는 활동이므로 세미나 참석, 관련 커뮤니티 활동, 취미를 통한 교류는 적절하다. 그러나 회사와 상사에 대한 정보를 외부 비서들과 교류하는 행위는 업무상 비밀과 개인정보가 유출될 수 있어 부적절하다.
조의는 죽은 사람을 추모하고 유족을 위로한다는 뜻으로 弔意라고 표기하므로, 弔儀는 잘못된 표기이다. 부의(賻儀), 화혼(華婚), 결혼(結婚)은 모두 올바른 한자 표기이다.
“고객님, 제가 안내해 드리겠습니다.”는 상대방을 높이는 주체 높임과 공손한 표현이 자연스럽게 사용되어 가장 적절하다. 1번의 ‘말씀이 계신’과 2번의 ‘축사가 있으시겠습니다’는 각각 ‘말씀하시겠습니다’, ‘축사가 있겠습니다’가 적절하며, 3번은 ‘물어봐도’보다 ‘여쭤봐도’가 상대를 높이는 표현에 알맞다.
강사 초청 세미나에서 비서는 참석자에게 회의 통지문을 미리 발송하고, 강사에게 참석자 수·연령대 등의 정보를 제공하며, 강사 소개에 필요한 약력을 사회자에게 사전에 전달해야 한다. 반면 강사료 가지급금은 경비정산으로 미리 받아두는 업무가 아니므로 가장 적절하지 않다.
기차표 예약은 상사가 선호하는 좌석을 우선하여 개인의 취향과 편의를 반영해야 하므로 올바른 태도이다. 공연 좌석은 무조건 중앙 앞줄보다 상사의 선호와 공연 특성을 고려해야 하며, 식당은 새로운 곳을 임의로 정하기보다 상사의 의사를 확인해야 한다. 숙박시설도 인터넷 정보만으로 결정하지 말고 출장 목적과 상사의 요구 조건을 함께 확인해야 한다.
일정표상 오후 7시 30분(07:30 p.m.)에는 Conference Banquet(컨퍼런스 연회)가 보스턴 룸에서 예정되어 있을 뿐, 회의 참석자들과의 면담 일정은 없다. 1번은 07:30 a.m. 조찬 미팅(Royal Hotel, Cafe Terrace), 2번은 10:00 a.m. National Pharmaceutical Sales Conference 발표, 3번은 04:00 p.m. 전 지역 영업 관리자 회의(Hall B)와 각각 일치한다. 따라서 일정표 내용과 일치하지 않는 것은 4번이다.
국가번호와 지역번호는 각 숫자를 하나씩 읽고, 전화번호도 숫자 배열에 맞게 읽어야 한다. 1번의 2050은 “two-zero-five-zero”로 읽어야 하며, 2번의 2000은 “two thousand” 또는 “two-zero-zero-zero”가 자연스럽고 “twelve hundred”가 아니다. 4번의 355는 “three-double five”로 읽어야 하므로, 국가 코드 81, 지역번호 3, 전화번호 545-1218을 정확히 읽은 3번이 옳다.
baggage claim은 ‘수화물 부치는 곳’이 아니라 도착 후 수하물을 찾는 곳을 뜻한다. 수화물을 부치는 곳은 baggage drop 또는 check-in counter라고 하므로 2번의 설명이 바르지 않다. extra charge는 초과 요금, boarding pass는 탑승권, seating preference는 선호 좌석을 의미한다.
대화에서는 복도를 따라가다가 첫 번째 모퉁이에서 왼쪽으로 돌면 오른쪽 두 번째 문이 영업부서라고 설명할 뿐, 층수(2층)에 대한 언급은 전혀 없다. 따라서 "영업부서는 2층에 있다"는 내용은 대화와 맞지 않는다. 나머지 보기들은 대화 속 "Where is the sales department?", "it says Sales Department on it", "turn left at the first corner" 내용과 일치한다.
편지 맨 위의 발신인 회사명과 주소(C&C Business Software)가 letterhead이고, 그 아래 "Ms. Sandra Block ~ Chicago, IL 14497" 부분은 수신인의 주소이므로 receiver's(inside) address라고 해야 한다. 이를 sender's address로 표기한 ③번이 잘못된 명칭이다.
2번은 전치사 for 뒤에 동명사나 명사가 와야 하므로 return이 아니라 returning을 써야 합니다. 따라서 “Thank you for returning the agreement so promptly.”가 올바른 표현입니다. 1번은 첨부된 여행 일정을, 3번은 회의 일정과 장소를, 4번은 입찰서 사본을 나타내는 문장으로 문법상 문제가 없습니다.
deposit은 ‘예금’, ‘보증금’ 또는 ‘예치금’을 뜻하며, ‘송금’은 remittance 또는 transfer에 해당한다. 따라서 1번 due date(만기일), 2번 customs clearance(통관), 3번 date of issue(발행일자)는 올바른 설명이다.
European plan은 식대를 포함하지 않고 객실료만 계산하는 방식이므로, 저녁식대를 포함한다고 한 3번의 연결이 틀렸다. American plan은 객실료에 세 끼 식사를 포함하고, Continental plan은 아침식사를 포함하며, Dual plan은 고객이 미국식 또는 유럽식 요금제를 선택하는 방식이다.
전화 응대 표현의 관용적 쓰임을 확인하는 문제다. 전화를 받는 사람이 "맞습니다"라고 할 때는 ⓑ (I am)이 맞는 표현이며(Is that~? - Yes, I am), 전화로 자신이 Sara Adams임을 밝힐 때는 "This is Sara Adams"라고 해야 하므로 ⓓ (This is)가 맞다. 통화 중이라 다시 전화해 달라고 요청하는 상황이므로 call you ⓕ (back)이 적절한 표현이다. 따라서 바른 표현의 조합은 ⓐ, ⓓ, ⓕ이다.
엘리베이터를 "타고" 1층으로 "내려가는" 상황이므로, take the elevator(엘리베이터를 타다)와 go down to the 1st floor(1층으로 내려가다)가 문맥상 자연스럽다. 따라서 빈칸에는 take – to가 들어가야 한다.
The lines are crossed는 “통화중입니다”가 아니라 “전화선이 혼선되었다”는 뜻이다. “통화중입니다”는 The line is busy 또는 The number is engaged로 표현한다. 나머지는 각각 “전화를 끊으세요”, “전화 받으세요”, “이 전화기는 고장입니다”에 적절한 표현이다.
“I feel blessing to have you support”는 문법적으로 부자연스러운 표현이다. “성원해 주셔서 정말 감사드립니다.”는 Thank you very much for your support. 또는 I feel blessed to have your support.라고 표현하는 것이 적절하다. “Congratulations on your promotion!”, “Please accept my apology.”, “You are invited to a party.”는 각각 승진 축하, 사과 수락 요청, 파티 초대의 의미에 맞는 표현이다.
수정액은 영어로 correction fluid 또는 white-out이라고 하므로, “correct white”는 올바른 표현이 아니다. 나머지 표현인 supply cabinet(비품 보관함), out-tray(발송서류함), rubber stamp(고무도장)는 뜻에 맞게 짝지어졌다.
registration은 ‘등록’ 또는 ‘등기’를 뜻하므로 ‘예약’으로 연결한 2번이 가장 틀리다. ‘예약’은 일반적으로 reservation이라고 하며, savings는 저축, attraction은 명소, work는 직장을 뜻한다.
동사 keep은 목적어 뒤에 현재분사(목적격보어)를 취하여 "~을 계속 …한 상태로 유지하다"라는 의미를 나타낸다. 즉 keep + 목적어 + v-ing 구조이므로 personnel records를 계속 갱신된 상태로 유지한다는 의미의 updating이 와야 한다. 따라서 "Mr. Shin should keep personnel records updating"의 구조가 되어 4번이 적절하다.
Branch Office는 ‘지점·분점’을 의미하며, 나머지 Headquarters, Main Office, Head Office는 모두 ‘본사·본점’을 뜻한다.
Prezi는 프레젠테이션 제작 소프트웨어로, 데이터 분석을 주된 목적으로 하지 않는다. 반면 한셀은 스프레드시트 분석, SPSS는 통계 분석, MS-ACCESS는 데이터베이스 관리 및 조회에 활용되므로 데이터 분석에 적합하다.
정보 보안은 보안 담당부서만의 업무가 아니라 비서도 조직과 상사의 기밀 정보를 다루므로 비서의 주요 업무에 포함된다. 따라서 정보 보안 업무를 비서의 업무가 아니라고 한 3번이 가장 적절하지 않으며, 비서는 상사가 선호하는 보안 방식을 따르고 서류·우편물 처리 범위를 사전에 명확히 하며 외부 정보 요청은 상사에게 보고한 뒤 지시에 따라야 한다.
파워 블로거는 기업이나 제품의 홍보 및 마케팅에 활용할 수 있으므로, 이를 상업적으로 이용할 수 없다고 단정한 4번이 가장 적절하지 않다. 홈페이지와 블로그는 상시 또는 주기적으로 점검하고, 자사뿐 아니라 경쟁사의 동향도 정기적으로 모니터링하는 것이 바람직하다.
상사를 대신해 문서를 작성하더라도 문서는 읽는 사람의 입장과 이해도를 고려하여 목적이 효과적으로 전달되도록 해야 하므로, 상사 중심으로 작성한다는 내용은 적절하지 않다. 문서의 작성 주체와 목적을 구분하고, 상사의 작성 의도를 파악하며, 문서의 목적 달성에 맞게 작성하는 것은 올바른 원칙이다.
문서는 유통 대상에 따라 대내 문서와 대외 문서로 구분할 수 있다. 업무 보고서와 출장보고서는 업무 수행 결과나 내용을 전달하는 보고 문서이며, 지시 문서에 해당하지 않는다. 안내문·업무 협조문·회람문은 연락 문서, 회의록·인사 기록 카드는 기록 문서에 해당한다.
④의 ─는 ‘빗금’이 아니라 줄표이다. ‘빗금’은 /처럼 비스듬히 그은 문장부호를 가리키며, ① 마침표, ② 물결표, ③ 쌍점의 명칭은 옳다.
외장하드, SD카드, 블루레이는 데이터를 저장하는 기억·저장 매체이고, LAN은 컴퓨터나 정보기기를 연결해 데이터를 주고받는 통신망이다. 따라서 활용상의 분류가 다른 것은 LAN이다.
소셜미디어에서는 회사의 재무정보·사업계획·예정계획 등 기밀정보를 공개해서는 안 되며, 확인되지 않은 소문에 대해서도 임의로 동의하거나 확산해서는 안 된다. 1~3번은 개인 의견임을 밝히고, 고객·파트너·공급자 정보를 무단 공개하지 않으며, 게시 내용과 수정에 신중해야 한다는 올바른 지침이다. 따라서 긍정적인 소문은 일단 동의한다고 설명한 4번이 가장 잘못되었다.
제시된 조건은 여러 세부활동의 시작일과 종료일을 막대로 표시하고, 6개월간의 전체 일정을 한눈에 파악할 수 있으며, 각 세부활동별 소요 기간을 비교할 수 있어야 한다는 것이다. 이는 프로젝트의 여러 작업을 가로 막대 형태로 나타내어 시작과 끝, 기간을 시각적으로 비교할 수 있는 간트 차트(Gantt Chart)의 전형적인 특징이며, 엑셀로도 쉽게 작성 가능하다. 장기 일정표나 월간 일정표는 세부활동별 기간 비교에 적합하지 않고, 꺾은선 차트는 추세 변화를 보는 데 사용되어 일정관리에는 부적합하다.
전결권자는 위임된 전결 사항에 대해 정식 결재권자를 대신하여 결재하고 그 결재에 대한 책임도 진다.
대결 문서는 원래 결재권자의 사후 검토가 원칙적으로 시행상의 효력을 발생시키지 않으며, 직인은 발신명의의 마지막 글자가 인영 가운데에 오도록 찍는다. 또한 조직 내부의 기밀 문서는 봉투에 넣어 봉한 뒤 직접 전달하고 수령인 또는 인수자의 서명을 받는 것이 원칙이다.
공문서의 시각은 24시간제에 따라 숫자로 표기하며, 시와 분은 쌍점(:)으로 구분하므로 4번이 옳다. 날짜는 연·월·일을 숫자로 표기할 수 있고, 한자·외국어는 필요한 경우 괄호 안에 병기할 수 있으며, 음성·영상 정보 등이 수록되거나 연계된 바코드도 표기할 수 있다.
출장 준비 업무에서 관리실 직원에게 연수원 입구 도열을 지시하는 것은 부적절하다. 비서는 객실 번호·출입 방법 안내, 숙소 주변 음식점 정보 제공, 연수원 관리실에 일정 통보 및 객실 상태 확인 등을 준비할 수 있지만, 관리실 직원의 공식적인 영접 도열까지 요구하는 것은 과도한 지시이므로 2번이 가장 부적절하다.
전화 응대에서 중요한 것은 밝고 명료한 목소리이지, 목소리 톤을 특정 음계인 솔 이상으로 높이는 것이 아니다. 지나치게 높은 음성은 부자연스럽거나 불편하게 들릴 수 있으므로, 상황에 맞는 안정적인 음량과 어조로 응대해야 한다. 상사의 업무 스타일을 파악하고 필요한 범위에서 구성원에게 공유하는 태도, 외부 고객에게 적절한 어휘와 어법을 사용하는 태도는 바람직하다.
비서는 경영진의 업무 일정뿐 아니라 개인 일정도 필요에 따라 파악하고 조정하여 전체 일정이 원활하게 운영되도록 해야 하므로, 개인 일정에 관여하지 않는다는 설명은 부적절하다. 확정된 일정의 재확인, 최종 일정에 대한 상사의 승인, 일정 관리 프로그램의 연동은 일정 관리의 기본 원칙에 해당한다.
중요한 손님은 차종과 차량 번호를 사전에 확인하여 입구부터 의전을 준비하는 것이 가장 바람직한 응대 태도이다. 1번은 통화 중이라도 내방객에게 목례 등으로 예의를 표해야 하며, 2번은 지인이라도 용건과 연결 가능 여부를 확인해야 한다. 3번은 선약이 있는 내방객의 용건을 불필요하게 파악하기보다 방문 사실을 확인하여 안내하는 것이 적절하다.
면담 중 음료는 필요에 따라 제공하되, 한 시간마다 반드시 새로운 음료를 내는 것은 적절하지 않다. 단체 내방객 응대 시 동료에게 도움을 청하는 것, 면담 중 차를 낼 때 노크 후 입실하는 것, 쟁반을 보조 탁자에 두고 없으면 내방객 측 좌측 끝에 두는 것은 일반적인 응대 원칙에 해당한다.
신입비서는 회사의 조직도와 구성원 정보를 익혀 이름·전화번호·얼굴을 기억하고 업무에 활용하는 것이 기본적인 자기개발 방법이다. 2번은 건강관리, 3번은 상사 보좌와 직무 범위를 넘어선 자격 취득, 4번은 특정 교육과정에 해당하므로 신입비서의 우선적인 자기개발 방법으로는 적절성이 낮다.
상사를 대신해 조문할 때 조의금 봉투에는 ‘賻儀’와 상사의 이름을 적어 대리 조문의 뜻을 분명히 한다. 조객록에도 상사의 이름을 기재하며, 유족에게 사망 원인을 상세히 묻는 것은 예의에 어긋난다. 영좌 앞에서는 일반적인 절차에 따라 두 번 절하고 상주와 맞절하므로 1·2·4번은 적절하지 않다.
직속 상사 외의 상사나 고객에게 지시를 받은 경우에는 업무의 우선순위와 책임 소재를 명확히 하기 위해 직속 상사에게 먼저 보고하는 것이 적절하다. 1번은 지시가 끝난 뒤 질문하는 것이 바람직하고, 2번은 상황 변경 시 임의로 진행하기보다 상사에게 보고·확인해야 하며, 4번은 상황에 따라 구두·전자문서 등 적절한 방법을 선택해야 하므로 항상 공식문서로 전달할 필요는 없다.
상사 부재 중 내방객이나 전화 내용을 모두 출장지의 상사에게 실시간으로 보고하면 출장 업무를 방해할 수 있으므로 적절하지 않다. 출장 중에는 긴급하거나 중요한 사안만 선별하여 보고하고, 일반적인 내용은 상사의 귀국 후 보고하거나 업무 대행자에게 처리하도록 한다. 1~3번은 상사의 지시를 수행하고 업무 공백을 줄이며, 비서의 밀린 업무를 정리하는 적절한 태도이다.
일일 일정보고는 전날 상사의 퇴근 전이나 당일 아침에 하여 당일 일정을 미리 확인하고 준비할 수 있도록 하는 것이 적절하다. 수기 다이어리는 보관·관리해야 하며 사용 직후 파쇄하는 것이 원칙은 아니고, 앱의 알람과 별도로 비서가 주요 일정을 직접 상기시켜야 한다. 운전기사에게는 업무 수행에 필요한 범위에서만 일정을 공유해야 하므로 만나는 사람·인원·이유 등을 가능한 상세히 제공하는 것은 부적절하다.
상사가 새로운 업무를 계속 지시할 때는 업무 간 충돌과 누락을 방지하기 위해 우선순위를 상사에게 확인한 후 처리하는 것이 적절하다. 1번은 비서가 상사를 대신해 운전기사에게 직접 주의를 주는 것은 부적절하며, 2번은 신입비서의 업무를 임의로 대신하거나 범위를 재조정해서는 안 된다. 4번도 자신의 판단 없이 바로 도움을 요청하기보다 먼저 업무 내용을 파악하고 필요한 경우 적절한 절차에 따라 지원을 요청해야 한다.
회장님과 같은 상급자가 상사를 바꾸어 달라고 하면 별도의 용건 확인 없이 신속하게 연결하는 것이 적절하다. 1번은 사내 전화 응대에 외부용 인사말인 “안녕하십니까”를 사용할 필요가 없고, 2번은 상사의 구체적인 행선지와 회의 장소를 외부인에게 알려 보안상 부적절하다. 3번은 용건을 정확히 전달하기 위해 이해되지 않는 내용은 정중히 재확인해야 하므로 부적절하다.
비서 간 상사 연결 시 두 상사 모두 통화 가능한 상태를 확인한 후 동시에 연결하는 것이 전화응대 매너이며, 이는 상대 비서에게 "같이 연결할까요?"라고 제안하는 표현으로 나타난다. "먼저 연결해 달라"거나 "제가 먼저 연결하겠다"는 표현은 한쪽 상사가 먼저 대기하게 만들어 결례가 될 수 있으므로 적절하지 않다. 따라서 양측이 동시에 준비된 상태에서 연결을 제안하는 표현이 가장 적절하다.
인적 네트워크는 업무와 관련된 사람들과 신뢰를 쌓고 정보를 교류하는 활동이므로 세미나 참석, 관련 커뮤니티 활동, 취미를 통한 교류는 적절하다. 그러나 회사와 상사에 대한 정보를 외부 비서들과 교류하는 행위는 업무상 비밀과 개인정보가 유출될 수 있어 부적절하다.
조의는 죽은 사람을 추모하고 유족을 위로한다는 뜻으로 弔意라고 표기하므로, 弔儀는 잘못된 표기이다. 부의(賻儀), 화혼(華婚), 결혼(結婚)은 모두 올바른 한자 표기이다.
“고객님, 제가 안내해 드리겠습니다.”는 상대방을 높이는 주체 높임과 공손한 표현이 자연스럽게 사용되어 가장 적절하다. 1번의 ‘말씀이 계신’과 2번의 ‘축사가 있으시겠습니다’는 각각 ‘말씀하시겠습니다’, ‘축사가 있겠습니다’가 적절하며, 3번은 ‘물어봐도’보다 ‘여쭤봐도’가 상대를 높이는 표현에 알맞다.
강사 초청 세미나에서 비서는 참석자에게 회의 통지문을 미리 발송하고, 강사에게 참석자 수·연령대 등의 정보를 제공하며, 강사 소개에 필요한 약력을 사회자에게 사전에 전달해야 한다. 반면 강사료 가지급금은 경비정산으로 미리 받아두는 업무가 아니므로 가장 적절하지 않다.
기차표 예약은 상사가 선호하는 좌석을 우선하여 개인의 취향과 편의를 반영해야 하므로 올바른 태도이다. 공연 좌석은 무조건 중앙 앞줄보다 상사의 선호와 공연 특성을 고려해야 하며, 식당은 새로운 곳을 임의로 정하기보다 상사의 의사를 확인해야 한다. 숙박시설도 인터넷 정보만으로 결정하지 말고 출장 목적과 상사의 요구 조건을 함께 확인해야 한다.
일정표상 오후 7시 30분(07:30 p.m.)에는 Conference Banquet(컨퍼런스 연회)가 보스턴 룸에서 예정되어 있을 뿐, 회의 참석자들과의 면담 일정은 없다. 1번은 07:30 a.m. 조찬 미팅(Royal Hotel, Cafe Terrace), 2번은 10:00 a.m. National Pharmaceutical Sales Conference 발표, 3번은 04:00 p.m. 전 지역 영업 관리자 회의(Hall B)와 각각 일치한다. 따라서 일정표 내용과 일치하지 않는 것은 4번이다.
국가번호와 지역번호는 각 숫자를 하나씩 읽고, 전화번호도 숫자 배열에 맞게 읽어야 한다. 1번의 2050은 “two-zero-five-zero”로 읽어야 하며, 2번의 2000은 “two thousand” 또는 “two-zero-zero-zero”가 자연스럽고 “twelve hundred”가 아니다. 4번의 355는 “three-double five”로 읽어야 하므로, 국가 코드 81, 지역번호 3, 전화번호 545-1218을 정확히 읽은 3번이 옳다.
baggage claim은 ‘수화물 부치는 곳’이 아니라 도착 후 수하물을 찾는 곳을 뜻한다. 수화물을 부치는 곳은 baggage drop 또는 check-in counter라고 하므로 2번의 설명이 바르지 않다. extra charge는 초과 요금, boarding pass는 탑승권, seating preference는 선호 좌석을 의미한다.
대화에서는 복도를 따라가다가 첫 번째 모퉁이에서 왼쪽으로 돌면 오른쪽 두 번째 문이 영업부서라고 설명할 뿐, 층수(2층)에 대한 언급은 전혀 없다. 따라서 "영업부서는 2층에 있다"는 내용은 대화와 맞지 않는다. 나머지 보기들은 대화 속 "Where is the sales department?", "it says Sales Department on it", "turn left at the first corner" 내용과 일치한다.
편지 맨 위의 발신인 회사명과 주소(C&C Business Software)가 letterhead이고, 그 아래 "Ms. Sandra Block ~ Chicago, IL 14497" 부분은 수신인의 주소이므로 receiver's(inside) address라고 해야 한다. 이를 sender's address로 표기한 ③번이 잘못된 명칭이다.
2번은 전치사 for 뒤에 동명사나 명사가 와야 하므로 return이 아니라 returning을 써야 합니다. 따라서 “Thank you for returning the agreement so promptly.”가 올바른 표현입니다. 1번은 첨부된 여행 일정을, 3번은 회의 일정과 장소를, 4번은 입찰서 사본을 나타내는 문장으로 문법상 문제가 없습니다.
deposit은 ‘예금’, ‘보증금’ 또는 ‘예치금’을 뜻하며, ‘송금’은 remittance 또는 transfer에 해당한다. 따라서 1번 due date(만기일), 2번 customs clearance(통관), 3번 date of issue(발행일자)는 올바른 설명이다.
European plan은 식대를 포함하지 않고 객실료만 계산하는 방식이므로, 저녁식대를 포함한다고 한 3번의 연결이 틀렸다. American plan은 객실료에 세 끼 식사를 포함하고, Continental plan은 아침식사를 포함하며, Dual plan은 고객이 미국식 또는 유럽식 요금제를 선택하는 방식이다.
전화 응대 표현의 관용적 쓰임을 확인하는 문제다. 전화를 받는 사람이 "맞습니다"라고 할 때는 ⓑ (I am)이 맞는 표현이며(Is that~? - Yes, I am), 전화로 자신이 Sara Adams임을 밝힐 때는 "This is Sara Adams"라고 해야 하므로 ⓓ (This is)가 맞다. 통화 중이라 다시 전화해 달라고 요청하는 상황이므로 call you ⓕ (back)이 적절한 표현이다. 따라서 바른 표현의 조합은 ⓐ, ⓓ, ⓕ이다.
엘리베이터를 "타고" 1층으로 "내려가는" 상황이므로, take the elevator(엘리베이터를 타다)와 go down to the 1st floor(1층으로 내려가다)가 문맥상 자연스럽다. 따라서 빈칸에는 take – to가 들어가야 한다.
The lines are crossed는 “통화중입니다”가 아니라 “전화선이 혼선되었다”는 뜻이다. “통화중입니다”는 The line is busy 또는 The number is engaged로 표현한다. 나머지는 각각 “전화를 끊으세요”, “전화 받으세요”, “이 전화기는 고장입니다”에 적절한 표현이다.
“I feel blessing to have you support”는 문법적으로 부자연스러운 표현이다. “성원해 주셔서 정말 감사드립니다.”는 Thank you very much for your support. 또는 I feel blessed to have your support.라고 표현하는 것이 적절하다. “Congratulations on your promotion!”, “Please accept my apology.”, “You are invited to a party.”는 각각 승진 축하, 사과 수락 요청, 파티 초대의 의미에 맞는 표현이다.
수정액은 영어로 correction fluid 또는 white-out이라고 하므로, “correct white”는 올바른 표현이 아니다. 나머지 표현인 supply cabinet(비품 보관함), out-tray(발송서류함), rubber stamp(고무도장)는 뜻에 맞게 짝지어졌다.
registration은 ‘등록’ 또는 ‘등기’를 뜻하므로 ‘예약’으로 연결한 2번이 가장 틀리다. ‘예약’은 일반적으로 reservation이라고 하며, savings는 저축, attraction은 명소, work는 직장을 뜻한다.
동사 keep은 목적어 뒤에 현재분사(목적격보어)를 취하여 "~을 계속 …한 상태로 유지하다"라는 의미를 나타낸다. 즉 keep + 목적어 + v-ing 구조이므로 personnel records를 계속 갱신된 상태로 유지한다는 의미의 updating이 와야 한다. 따라서 "Mr. Shin should keep personnel records updating"의 구조가 되어 4번이 적절하다.
Branch Office는 ‘지점·분점’을 의미하며, 나머지 Headquarters, Main Office, Head Office는 모두 ‘본사·본점’을 뜻한다.
Prezi는 프레젠테이션 제작 소프트웨어로, 데이터 분석을 주된 목적으로 하지 않는다. 반면 한셀은 스프레드시트 분석, SPSS는 통계 분석, MS-ACCESS는 데이터베이스 관리 및 조회에 활용되므로 데이터 분석에 적합하다.
정보 보안은 보안 담당부서만의 업무가 아니라 비서도 조직과 상사의 기밀 정보를 다루므로 비서의 주요 업무에 포함된다. 따라서 정보 보안 업무를 비서의 업무가 아니라고 한 3번이 가장 적절하지 않으며, 비서는 상사가 선호하는 보안 방식을 따르고 서류·우편물 처리 범위를 사전에 명확히 하며 외부 정보 요청은 상사에게 보고한 뒤 지시에 따라야 한다.
파워 블로거는 기업이나 제품의 홍보 및 마케팅에 활용할 수 있으므로, 이를 상업적으로 이용할 수 없다고 단정한 4번이 가장 적절하지 않다. 홈페이지와 블로그는 상시 또는 주기적으로 점검하고, 자사뿐 아니라 경쟁사의 동향도 정기적으로 모니터링하는 것이 바람직하다.
상사를 대신해 문서를 작성하더라도 문서는 읽는 사람의 입장과 이해도를 고려하여 목적이 효과적으로 전달되도록 해야 하므로, 상사 중심으로 작성한다는 내용은 적절하지 않다. 문서의 작성 주체와 목적을 구분하고, 상사의 작성 의도를 파악하며, 문서의 목적 달성에 맞게 작성하는 것은 올바른 원칙이다.
문서는 유통 대상에 따라 대내 문서와 대외 문서로 구분할 수 있다. 업무 보고서와 출장보고서는 업무 수행 결과나 내용을 전달하는 보고 문서이며, 지시 문서에 해당하지 않는다. 안내문·업무 협조문·회람문은 연락 문서, 회의록·인사 기록 카드는 기록 문서에 해당한다.
④의 ─는 ‘빗금’이 아니라 줄표이다. ‘빗금’은 /처럼 비스듬히 그은 문장부호를 가리키며, ① 마침표, ② 물결표, ③ 쌍점의 명칭은 옳다.
외장하드, SD카드, 블루레이는 데이터를 저장하는 기억·저장 매체이고, LAN은 컴퓨터나 정보기기를 연결해 데이터를 주고받는 통신망이다. 따라서 활용상의 분류가 다른 것은 LAN이다.
소셜미디어에서는 회사의 재무정보·사업계획·예정계획 등 기밀정보를 공개해서는 안 되며, 확인되지 않은 소문에 대해서도 임의로 동의하거나 확산해서는 안 된다. 1~3번은 개인 의견임을 밝히고, 고객·파트너·공급자 정보를 무단 공개하지 않으며, 게시 내용과 수정에 신중해야 한다는 올바른 지침이다. 따라서 긍정적인 소문은 일단 동의한다고 설명한 4번이 가장 잘못되었다.
제시된 조건은 여러 세부활동의 시작일과 종료일을 막대로 표시하고, 6개월간의 전체 일정을 한눈에 파악할 수 있으며, 각 세부활동별 소요 기간을 비교할 수 있어야 한다는 것이다. 이는 프로젝트의 여러 작업을 가로 막대 형태로 나타내어 시작과 끝, 기간을 시각적으로 비교할 수 있는 간트 차트(Gantt Chart)의 전형적인 특징이며, 엑셀로도 쉽게 작성 가능하다. 장기 일정표나 월간 일정표는 세부활동별 기간 비교에 적합하지 않고, 꺾은선 차트는 추세 변화를 보는 데 사용되어 일정관리에는 부적합하다.
전결권자는 위임된 전결 사항에 대해 정식 결재권자를 대신하여 결재하고 그 결재에 대한 책임도 진다.
대결 문서는 원래 결재권자의 사후 검토가 원칙적으로 시행상의 효력을 발생시키지 않으며, 직인은 발신명의의 마지막 글자가 인영 가운데에 오도록 찍는다. 또한 조직 내부의 기밀 문서는 봉투에 넣어 봉한 뒤 직접 전달하고 수령인 또는 인수자의 서명을 받는 것이 원칙이다.
공문서의 시각은 24시간제에 따라 숫자로 표기하며, 시와 분은 쌍점(:)으로 구분하므로 4번이 옳다. 날짜는 연·월·일을 숫자로 표기할 수 있고, 한자·외국어는 필요한 경우 괄호 안에 병기할 수 있으며, 음성·영상 정보 등이 수록되거나 연계된 바코드도 표기할 수 있다.